excel中如何利用數(shù)據(jù)有效性設(shè)置下拉菜單？

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Excel的數(shù)據(jù)有效性設(shè)置，可以達(dá)到以下目的：

確保數(shù)據(jù)的一致性，當(dāng)下拉列表的數(shù)據(jù)更新時(shí)，引用了該下拉列表的地方，數(shù)據(jù)都會(huì)自動(dòng)更新，確保數(shù)據(jù)一致。

確保數(shù)據(jù)的有效性，數(shù)據(jù)只能從下拉列表中選取，否則系統(tǒng)會(huì)報(bào)錯(cuò)，同時(shí)無(wú)法保存數(shù)據(jù)。

提高效率，維護(hù)好下拉列表后，其他地方都是直接引用。

二、如何設(shè)置下拉菜單

我們一起來(lái)先看一下場(chǎng)景，然后再看看怎么做。例子包括兩部分，（1）【班級(jí)】列只能輸入或選擇“一年級(jí)、七年級(jí)”，（2）選擇【班級(jí)】后，科目要根據(jù)【班級(jí)】的內(nèi)容進(jìn)行限制，如一年級(jí)只能選擇“語(yǔ)文和數(shù)學(xué)”，七年級(jí)只能選擇“語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、歷史、地理”。

圖1、根據(jù)一級(jí)下拉列表內(nèi)容，自動(dòng)匹配二級(jí)下拉列表的內(nèi)容

步驟一

（1）先維護(hù)下拉列表，如班級(jí)包括一年級(jí)、七年級(jí)，科目，一年級(jí)有語(yǔ)文和數(shù)學(xué)，七年級(jí)有語(yǔ)文、數(shù)學(xué)、英語(yǔ)、歷史、地理等。

圖2、 方便定義一級(jí)下拉列表和二級(jí)下拉列表的內(nèi)容

步驟二

（2）點(diǎn)【班級(jí)】列，數(shù)據(jù)驗(yàn)證

步驟三

（3）在數(shù)據(jù)驗(yàn)證頁(yè)面，選擇【系列】、來(lái)源設(shè)置為之前定義的下拉列表內(nèi)容

附：有效性驗(yàn)證測(cè)試：手工輸入其他文字，如999，Excel提示數(shù)據(jù)驗(yàn)證不匹配，因?yàn)樵摿兄荒苓x擇“一年級(jí)、七年級(jí)”

圖3、4 、5根據(jù)有效性驗(yàn)證規(guī)則，限制一級(jí)下拉列表

步驟四

（4）不同年級(jí)的科目和年級(jí)相關(guān)，因此需先定義【年級(jí)】列和【科目】列的對(duì)照關(guān)系。

方法：【公式】、【名稱(chēng)管理器】、【新建】、維護(hù)【引用位置】，名稱(chēng)隨便定義。

步驟五

（5）在【科目】列上點(diǎn)【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】、【系列】、來(lái)源處輸入“=INDIRECT(D3)”，其中D3為【班級(jí)】列，這樣，選擇不同的【班級(jí)】，出現(xiàn)的【科目】也就不同了。

圖6、7，根據(jù)一級(jí)下拉列表內(nèi)容，自動(dòng)匹配二級(jí)下拉列表內(nèi)容。

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