企業管理系統有哪些？

四、造成偏差的原因是什么？

控制的第三個步驟是要找出產生偏差的原因，然后采取措施來糾正偏差。必須花大力氣找出造成偏差的真正原因，而不能僅僅是頭痛醫頭、腳痛醫腳。很多情況下我們看到的偏差只是造成問題的癥狀，簡單地一味追求消滅偏差并不能真正解決問題。

在分析造成偏差的原因時，管理中有一個形象的說法，叫做“剝洋蔥”。要采取剝洋蔥的思路，一層一層剝下去，最終把“根原因”查找出來加以消除，這才是解決問題的正確思路。

分析原因的工具——魚刺圖

魚刺圖又稱為特性要因圖、石川圖、因果圖等，是針對某種結果分析其原因的一種圖示工具。它是由日本質量管理專家石川馨首先提出的。利用魚刺圖，有利于以群體的方式對問題的成因進行綜合的考察和分析，并把它們理出頭緒，分出因果層次，從最明顯的原因出發，層層深入，力爭找到最深層次的并能采取改進手段的原因，然后對癥下藥，從根本上解決問題。典型的魚刺圖如圖Ⅵ—3所示。

石川馨 (Kaoru Ishikawa, 1915—1989), QCC之父，日本式質量管理的集大成者

圖Ⅵ—3 魚刺圖

魚刺圖的應用程序為：

（1）把要解決的問題作為若干原因產生的結果，用簡短的語言給予概括，置于由左向右的箭頭末端；

（2）列出導致問題產生的主要原因的類型，將這些因素分別標于主箭頭的上下兩側；

（3）再尋找下一層次的原因，標在主因枝上，依此類推，逐層展開，有時可展開到3～4層。

（4）從最末一層的原因中選取和識別少量對結果有最大影響的原因，即要因，對其研究、論證，作為改進的重點對象。

在運用魚刺圖時，應注意集思廣益，廣泛收集資料數據；該圖只用于單一目的的研究分析，不能多個問題共用一圖；對最末一層的原因的尋求應直至可以直接采取措施。

區分兩類原因

張華是一家全國性的服務型公司的運營副總裁。他每個月都要對各分公司的顧客滿意度進行考核。如果發現有分公司的顧客滿意度指標比上個月有明顯下降，他就會馬上致電分公司經理詢問什么地方出了問題，并要求采取行動提高下個月的滿意度。

當公司的顧客滿意度平均得分從2月份的65%下降到3月份的60%時，張華給下屬經理發去了電子郵件：“壞消息！滿意度下降了5%！我們必須馬上采取行動！我們必須給顧客提供更好的服務。我們還必須為我們的服務質量的下降承擔責任。本月各分公司經理的獎金也要隨之降低5%。當然，如果下個月的服務質量提高了，肯定也會有相應的獎勵！”

問題真的很糟糕嗎？事實是，上個月65%，這個月60%，這種簡單的對比根本說明不了任何問題?？梢钥隙ǖ氖?，這位經理所采取的措施是很糟糕的。

對于一個系統而言，其輸出有一定的變異或波動是不可避免的。根據變異的特點和表現形式，可以將之區分為兩種主要類型：正常變異和異常變異。前者是由大量微小的、偶然的原因造成的波動，具有一定的隨機性，也稱為隨機變異。造成這類變異的原因稱為一般性原因，主要受一般性原因作用的系統就是一個穩定的或受控的系統。后者是由系統性原因引起的系統誤差造成的變異，這類系統性的原因稱為特殊原因。

對于這兩類變異應采取不同的對策。由于系統性原因而引起的變異應當查明原因，堅決消除；而由于隨機因素引起的正常變異是多種影響因素綜合作用的結果，作為眼前措施是將之控制在一個可接受的范圍內，而從長遠來看，可以通過持續改進，將變異降到更低的水平。

如果不理解上述兩類原因的區別，管理者就有可能會犯兩種根本性錯誤：

第一，把一般性原因引起的問題當作特殊性原因引起的問題來處理。這種情況下，就會人為地去干預一個穩定的系統，反而會增加系統的變異，這是一種“瞎調整”。

第二，把由特殊性原因引起的問題歸因于一般性原因，而錯失消除特殊性原因從而減少變異的機會。

采取糾正措施

對偏差原因作了徹底的分析后，管理者就要確定應該采取什么樣的糾偏行動。具體措施有兩種：一是立即執行的臨時性應急措施，另一是永久性根治措施。

對于那些迅速、直接地影響組織正?；顒拥募毙詥栴}，多數應立即采取補救措施。這相當于 “救火”或“輸血”。例如，某種部件一周后如不能生產出來，其他部門就會停工待料。這種部件如果在加工過程中出現了問題，就不應花時間考慮該追究誰的責任，而應采取措施確保按期完成任務。如要求工人加班加點，短期突擊，或是增添人工和設備等。危機緩解以后，則可轉向永久性根治措施，如更換車間管理人員，變更整條生產線，或者重新設計部件結構等。

現實中，不少管理者在控制工作中常常局限于充當“救火員”的角色，沒有認真探究“失火”的原因，并采取根治措施消除偏差產生的根源和隱患。長此以往，必將自己置于被動的境地。

PDCA循環——管理的經典模型

為了把管理這頭大象吃到肚子里，我們采用了一種解剖的方式，即把管理解剖成了計劃、組織、領導、控制四大職能。但是，管理不應被視為互不相干的孤立部分。它是一個整體。我們將借助一個非常經典的管理模型——PDCA循環（見圖Ⅵ—4），把管理的四大職能最終“裝配”成一個有機的整體。

圖Ⅵ—4 PDCA循環——計劃、執行、檢查、處理

在這個循環中，P是計劃的意思，D是執行，C是測量、檢查，A是處理。我們大致可以認為P對應著計劃職能，D對應著組織職能，而C和A一起相當于控制職能。所以，上述循環是一個計劃、組織、控制的循環。看上去似乎有些缺憾，領導職能呢？

這個模型中當然也包括了領導職能。換一個角度來看，PDCA循環實際上是一個不斷上升的螺旋。舊的目標實現了，再提出新的更高的目標，一環一環螺旋上升。但這個螺旋不是在真空里轉的，而是處于一個場中。這個場便是由領導職能構造的（見圖Ⅵ—5）。由此，計劃、組織、領導、控制四大職能全部體現在了PDCA循環這一經典模型中。我們在四大職能中重點討論的12個問題清晰地標注在了這一模型上。掌握了這個模型，也就掌握了有關管理的一些最基本的認識。

圖Ⅵ—5 PDCA循環螺旋上升

從PDCA循環這一模型中，我們還可以進一步欣賞管理學的構造之美。回憶一下物理學中的一個小知識。一個線圈在一個磁場里高速旋轉，通過切割磁力線，就產生了電流。這便是發電機的原理。對于一個組織來講，管理相當于一臺發電機。通過這個PDCA循環，便產生了源源不斷的強大能量。

管理，就是這樣一個PDCA循環的過程。