辦公自動化軟件有哪些？

有個工作多年的小伙伴，一直泡在各類報表里，即便學會了五花八門的功能和函數，但還是逃不過加班的命運。數據表格設置得不合理，導致后續難以進行透視和分析，甚至很多數據還得手動錄入和修改。

比如下面的數據表，第一行合并單元格做標題，可能導致不便使用透視表。第二行把日期、地區單獨放出來，給匯總分析帶來了不便。

更快捷的思路是：

首先，把【公司訂單數據表】整行去掉；

其次，把【訂單日期】【城市】添加到一列數據中，雖然數據量會增加，但更便于讓表單匯總和透視；

然后，新增一個表單，把【城市】和【區域】一一對應放進去，后期可以通過 vlookup 或者其他方法進行匹配；

最后，選中整合好的數據，插入數據透視表，進行各個維度的分析。

那什么是比較好數據管理思維呢。就是當我們有數據要處理時，要往以下方向多考慮一步：

1.【處理數據的目的】是用來統計分析、打印查看或者簽批留存。不同的目的，在格式的處理上有所不同。有個通用的方法是按照統計分析的方向留存一個數據源，然后打印和簽批的形式，都可以從數據源中引入數據進行調整。

2.【數據的來源】是需要我們做模版收集、進行系統導出、或者由其他同事給到。不同數據來源有不同的處理難度。其中系統導出得比較規整；模板收集的盡可能使用問卷或者在線填報軟件強制規范錄入者的數據輸入；同事給到的數據要通過溝通固定模板和數據格式，便于后期處理。

3.【重復周期】匯總統計的周期，是每月一次、每季度一次……也有可能遇到統計某個開始時間到結束時間的需求。解決周期性統計的方法就是講日期參數放到列中，所有日期數據匯聚在一張表單里，可以通過透視表進行每個日期段的透視。

4.【關注維度】思考統計時常用的維度、比如時間維度、空間維度、年齡維度等，然后看看已有的數據是否包含需要的維度，如果沒有包含，思考如何補全他們。

在制作表單前，想清楚上面的四個方向，就可以更有針對性地處理數據了。

下面舉一個實際的案例，小張在某電商總部工作，他每天要匯總各個城市的日報表數據，會按照每周、每月、每季度進行統計分析。由于日報表模板不夠完美，大部分時間需要手動粘貼到一起，才能使用透視表。

他想要實現把每日訂單數據放到文件夾中，點擊刷新就可以自動更新的數據，便于分析。以下我們就講講這個功能的操作方法。

這個方法主要用到了 Excel 一項新功能 PowerQuery ，Office2016 以上的版本就能使用，當然最推薦的是使用 Office365 版本。

我們的目標是把分在各個表格中的數據整理為數據透視表可以使用的格式，并匯總成一張總表，最終用透視表完成統計。

第一步前序準備1、把需要將至少2個工作簿放到一個文件夾中。該分享就將文件夾命名為【每日訂單報表】，后續的每日報表都會放到該文件夾中進行現自動匯總。

2、在該文件夾外，新建一個 Excel 表，可以取名叫【數據匯總】。

注意事項：千萬不要把匯總表放到【每日訂單報表】文件夾內，不然會形成死循環。

第二步使用PQ獲取數據

1、打開【數據匯總】 Excel 表，【數據】功能選卡中，Office365 版本找到【獲取數據】-【來自文件】-【從文件夾】。Office2016 版本在【數據】-【新建查詢】-【從文件】-【從文件夾】。

2、點擊【從文件夾】后，通過【瀏覽按鈕】選擇文件存放的文件夾【每日訂到報表】，選擇好文件夾，雖然里面看不到文件，但是不要慌，點擊打開就好。最終地址會被記錄下來，點擊確認。

3、在彈出來的數據加載框的右下角，選擇【轉換數據】對數據進行整合

第三步使用PQ解析合并數據

1、點擊轉換數據后，進入到 PowerQuery 的操作界面，和 Excel 差不多。

紅色的是功能區，對整列數據進行轉換、提取、判斷等操作。

藍色的是數據區，在這里可以看到數據情況，并且通過鼠標右鍵進行一些快捷操作。

紫色的是步驟區，可以用來看到每一步操作，可以修改或撤銷做錯的步驟。

2、現在藍色區域展現的是文件夾中3張需要匯總的表單的信息，如表名、格式等。而表單中的實際數據是存在了第一列 Content 中。其他列可以右鍵刪除。操作方法是點擊選中 Content 列，點擊鼠標右鍵，在彈出的退畫框中點擊刪除其他列。

3、通過添加列增加解析列，會用到本練習中唯一的函數Excel.Workbook([content],false)

注意事項：

a、函數名稱要注意首字母大寫，括號為英文半角的符號；

b、只有365版本才有提升，其他版本需要手動輸入。

細節分享：函數有兩個參數，一個是【content】，鼠標在右框雙擊即可；第二個參數可以輸入true或false，含義為是否要整合表頭，具體區別如下：

4、解析完成數據已經在新添加的【自定義列】的 Table 里了，可以刪除 content 列，然后點擊自定義列右邊的按鈕，進行第一次展開該列數據。展開后的數據為每一張表里面，每一個 Sheet 的信息，其中【自定義.Data】中的 Table 存放了對應表單的數據。

5、由于我們每個工作簿里，只有一張 Sheet1 表單，并且數據也存在里面。于是這里不用進行篩選，直接保留【自定義.Data】列，把其他的去掉，然后展開該列。

注意事項：在點擊確定展開時把【使用原始列名作為前綴】前面的勾去掉，不然每一列名字都會叫自定義.Data.xxxx。

這樣一來所有數據就都匯總在一張表里啦，來看看初步成果，上海、北京、重慶都有了。

第四步使用PQ清理數據

1、雖然數據匯總了，但是想要用透視表來分析，還有3個需要調整的格式：

a. 將每一張表的標題【公司訂單數據表】去掉；

b. 要將訂單日期、區域、城市的信息形成單獨的列；

c. 每張表都有表頭，要把重復的表頭去掉。

2、通過篩選功能就可以把標題去掉，點擊表頭列1右邊的箭頭，打開篩選窗口，就和Excel中一樣，將【公司訂單數據表】前面的勾去掉機構。

3、將訂單日期、區域、城市數據轉變成按列存儲的方式，主要用到條件列功能。由于日期、區域、城市都在同一行，在PQ中用判斷第一列是否包含【訂單日期】就能取得對應的數據。

首先在PQ中判斷是否包含某個文字，需要先將對應的列轉換為文本格式。點擊表頭前的【ABC123】，將第一列轉換為【文本格式ABC】。

4、通過判斷將含有日期、區域、城市信息的行區分出來，這里用第一列是否含有【訂單日期】作為區分，使用條件列進行判斷，如果是訂單日期，就返回第二列的訂單日期數據，如果不是，就返回 null 。點擊【添加列】-【條件列】，在彈出的對話框中進行輸入：

a. 【新列名】可以修改名稱 if 后面的;

b. 【列名】是指用哪一列參與判斷，這里選擇Column1（列1）;

c. 【運算符】是判斷的方式，這里選擇包含;

d. 【值】是指運算符包含所要包含的內容;

e. 【輸出】是指【列名】所選的列滿足判斷條件，將返回的值。這里可以通過點擊【ABC123】來選擇【輸出一個值（返回一個固定的值）】，還是【選擇列（返回所選列在對應行上的值）】。這里輸出選擇【選擇列】，后面選擇Column2（列2），這樣當第一列為訂單日期時，就會返回訂單日期所在這一行中，第2列的數據，也就是 2020/1/1 。如果其他日期的數據導入后，也能取得對應的日期;f. 【ELSE】是指【列名】所選的列不滿足判斷條件，將返回的值。這里填寫null，null在PQ中代表空值，什么都沒有。

5、用與上一步同樣的操作，判斷第一列是否包含【訂單日期】，然后返回第 5 列區域的內容和第 8 列城市的內容。

6、按住 Ctrl 鍵，點擊新添加的三列數據將其都選中，通過【轉換】-【填充】-【向下填充】補全數據，再篩選去掉原來含有日期、區域、城市的行。

7、在去掉重復表頭，選中【將第一行用作標題】，將標題上移，保留第一個表頭。通過篩選功能，去掉重復的表頭。

8、更改新添加的列的列名，雙擊表頭列名即可修改。點擊【關閉并上載】，得到新的表單。

9、這么一來數據就清理好啦!

第五步統計與更新

1、選中生成的數據表，在【插入】-【數據透視表】中插入數據透視表，該分享演示一下各城市每日銷售金額的統計。

2、最后我來說說，這個 PowerQuery 超強的一點了。每天的數據來了，只需要將新的數據拖入之前的【每日訂到報表】文件夾，刷新綠色的數據表、并刷新透視表可以更新了。

通過以上的方法，今后工作就簡化了許多，將新的文件放入文件夾，點擊刷新即可搞定。

吶，看我上面的教程是不是覺得又get了一門職場必殺技呢？

對于 Excel 大家可能一直覺得它是很機械、很枯燥的數據工具。其實只要稍加學習，一個小白就可以快速成長為 Excel 大神！

可以看看由 iSlide 出品的 Excel 精品訓練營。或許這是你今年提升自己的一個良機！

iSlide是一款基于PPT的插件工具

包含38個設計輔助功能，8大在線資源庫超30萬專業PPT模板/素材

更多PPT模板、技巧、課程，歡迎來iSlide官網了解：www.islide.cc/