銷售管理系統(tǒng)需求分析引言A集團(tuán)計(jì)算機(jī)事業(yè)部是全國(guó)計(jì)算機(jī)生產(chǎn)規(guī)模較大的廠家之一。隨著A集團(tuán)計(jì)算機(jī)在全國(guó)計(jì)算機(jī)市場(chǎng)占有率的不斷提高及其在用戶心中樹立的良好品牌形象，為A集團(tuán)計(jì)算機(jī)的發(fā)展帶來(lái)了很大的動(dòng)力。以先進(jìn)成熟的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通信技術(shù)為手段，實(shí)施覆蓋A集團(tuán)計(jì)算機(jī)事業(yè)部銷售、計(jì)劃、生產(chǎn)、采購(gòu)、庫(kù)存、綜合人事等各環(huán)節(jié)的MRP-II管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)A集團(tuán)計(jì)算機(jī)的資源管理智能化，提高辦公效率及人員的利用率成為促進(jìn)A集團(tuán)計(jì)算機(jī)迅速發(fā)展的一支很好的催化劑。2.用戶概述A集團(tuán)計(jì)算機(jī)事業(yè)部隸屬于A集團(tuán)信息產(chǎn)品本部，下屬有制造部、質(zhì)量部、銷售公司、綜合部、籌建辦等部門。現(xiàn)在除了個(gè)別的工作實(shí)現(xiàn)微機(jī)輔助管理外，其他各部門尚未實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理，同時(shí)已實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理的部門也沒(méi)有很好的進(jìn)行資源共享。而且已經(jīng)實(shí)現(xiàn)微機(jī)管理的部門因工作升級(jí)、部門工作的變動(dòng)和重新分工，原有系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)前工作的需要。特別是原有系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)未從計(jì)算機(jī)事業(yè)部工作的總體考慮和規(guī)劃，造成現(xiàn)有系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)均不能滿足二次開發(fā)的需要。我們提出基于A集團(tuán)計(jì)算機(jī)事業(yè)部工作的整體考慮，規(guī)劃實(shí)施"A集團(tuán)計(jì)算機(jī)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)"，此套MRP-II系統(tǒng)要充分滿足當(dāng)前用戶需求，按照MRP-II管理思想規(guī)范A集團(tuán)計(jì)算機(jī)的銷售、計(jì)劃、采購(gòu)、生產(chǎn)庫(kù)存等管理，通過(guò)系統(tǒng)的實(shí)施使A集團(tuán)計(jì)算機(jī)的資源管理達(dá)到智能化，為A集團(tuán)的國(guó)際化發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。3.現(xiàn)有業(yè)務(wù)分析銷售系統(tǒng)的主要功能有訂單管理、發(fā)貨管理、開票管理和計(jì)劃制定等幾大模塊。其中訂單管理的流程如圖3所示。流程說(shuō)明:各分公司根據(jù)用戶的需求查詢公司可供產(chǎn)品列表，若可供產(chǎn)品列表中有對(duì)應(yīng)客戶所需要的型號(hào)，則該訂單屬于普通訂單;否則屬于特殊訂單。對(duì)普通訂單來(lái)說(shuō)，分公司首先查詢本地庫(kù)存，如果庫(kù)存滿足需求，直接向用戶銷售，分公司把銷售情況反饋給總部;如果分公司的庫(kù)存不能滿足，則分公司向總部營(yíng)銷中心提出要貨申請(qǐng)，若總部庫(kù)存滿足需求，則由總部發(fā)貨給分公司;若不滿足需求，由總部營(yíng)銷中心向企劃處下達(dá)月滾動(dòng)計(jì)劃和周滾動(dòng)計(jì)劃，由企劃處組織生產(chǎn)。若是特殊訂單，則分銷公司向總部營(yíng)銷中心提出特殊計(jì)劃申請(qǐng)，由總部營(yíng)銷中心組織進(jìn)行技術(shù)可行性、生產(chǎn)可行性和財(cái)務(wù)可行性論證，在滿足各種可行性要求的前提下，總部營(yíng)銷中心給企劃處下達(dá)特殊訂單，由企劃處組織生產(chǎn)。在訂單管理中，涉及的部門有分銷公司、總部營(yíng)銷中心、企劃處、科研所、財(cái)務(wù)處、倉(cāng)庫(kù)等各個(gè)部門。具體的信息流向如下圖所示:其中涉及的單據(jù)有:要貨需求;特殊訂單申請(qǐng)表;對(duì)圖4的說(shuō)明:銷售中心向營(yíng)銷中心發(fā)貨后，電傳"商品發(fā)出憑證"，營(yíng)銷中心向顧客發(fā)出商品填寫憑證單，同時(shí)生成應(yīng)收單據(jù)。分公司向總部反映銷售情況，總部傳給分公司發(fā)票，總部與分公司之間形成應(yīng)收帳款。2.銷售處所經(jīng)手的單據(jù)如下:單據(jù)說(shuō)明:傳給營(yíng)銷中心的單據(jù):合同從營(yíng)銷中心下達(dá)給企劃的單據(jù):特殊訂單、周滾動(dòng)計(jì)劃、月滾動(dòng)計(jì)劃、年計(jì)劃(一般只作為參考)其余的:發(fā)貨如:派車單以及收款如發(fā)票、應(yīng)收、預(yù)收等情況與本系統(tǒng)無(wú)關(guān)。3.分析現(xiàn)在營(yíng)銷中心下轄北京、上海、沈陽(yáng)、西安、武漢、成都、廣州幾個(gè)分工司，濟(jì)南、哈爾濱等辦事處。營(yíng)銷中心管各分工司的人事，財(cái)務(wù)管理各分工司的錢、貨、款。營(yíng)銷中心的日常工作是報(bào)價(jià)和發(fā)貨以及制訂常規(guī)計(jì)劃，各分公司接收訂單和收款，另外營(yíng)銷中心規(guī)劃網(wǎng)站建設(shè)，監(jiān)控網(wǎng)點(diǎn)實(shí)施，并對(duì)中心經(jīng)理進(jìn)行相應(yīng)的考核，各分公司辦事處根據(jù)規(guī)定管理網(wǎng)站。我們認(rèn)為營(yíng)銷中心的主要職責(zé)有:通過(guò)對(duì)銷售計(jì)劃、銷售產(chǎn)品、銷售地區(qū)、銷售客戶的各種信息的統(tǒng)計(jì)，進(jìn)一步對(duì)銷售數(shù)量、金額、利潤(rùn)、績(jī)效、客戶服務(wù)作出全面的分析。客戶訂單是企業(yè)銷售活動(dòng)的重要的一環(huán)，由營(yíng)銷中心下達(dá)給企劃的需求信息從某種意義上均可看成是一種訂單。它包含以下一些內(nèi)容:客戶信用審核和查詢，為了減少壞帳的發(fā)生，建立客戶檔案，并對(duì)客戶信用進(jìn)行審核，核定其信用額度，當(dāng)應(yīng)收帳款加上本次交易金額之和超過(guò)信用額度時(shí)，一般不予交易;產(chǎn)品庫(kù)存查詢，產(chǎn)品庫(kù)存的查詢以便可以決定是否需要延期交貨、分批交貨或者用代用品交貨，以滿足用戶需求;產(chǎn)品報(bào)價(jià);訂單的輸入、變更及跟蹤、訂單輸入之后可以修改和撤消，并對(duì)訂單可以跟蹤分析;交貨期的確認(rèn)和交貨處理。現(xiàn)在的問(wèn)題有:1)營(yíng)銷中心對(duì)各分工司的考評(píng)缺乏力度。原因之一即一家單位，兩家管理。財(cái)務(wù)和營(yíng)銷中心對(duì)各分公司的要求不同，營(yíng)銷中心管理人事，但各分公司的回款、收款信息直接向財(cái)務(wù)匯報(bào)，營(yíng)銷中心對(duì)分公司的貨、款方面的信息主要靠財(cái)務(wù)提供。2)營(yíng)銷中心缺乏準(zhǔn)確的市場(chǎng)信息來(lái)源和對(duì)市場(chǎng)的分析。各分公司、辦事處是面向市場(chǎng)的前沿陣地，因?yàn)闋I(yíng)銷中心缺乏對(duì)各分公司有效的管理，因而也就無(wú)法保證信息收集的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。另外，即便對(duì)收集起來(lái)的信息也沒(méi)有科學(xué)的分類和分析，由于銷售業(yè)務(wù)的復(fù)雜性，大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分類由人工來(lái)操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力;3)客戶信用審核和查詢沒(méi)有建立標(biāo)準(zhǔn)的考核辦法，并且查詢起來(lái)極為不便;4)月滾動(dòng)計(jì)劃和周滾動(dòng)計(jì)劃的制訂缺乏科學(xué)性，準(zhǔn)確性。營(yíng)銷中心除了對(duì)市場(chǎng)缺乏科學(xué)的分析外，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的實(shí)際生產(chǎn)情況和生產(chǎn)能力也不清楚，這樣制訂的計(jì)劃很不穩(wěn)定，從而直接導(dǎo)致生產(chǎn)變動(dòng)大。5)月滾動(dòng)計(jì)劃、周滾動(dòng)計(jì)劃和訂單的變更屬于再生式，而不是凈改變式，這樣手續(xù)繁瑣，容易出錯(cuò)。企業(yè)按照滾動(dòng)計(jì)劃的方式逐漸逼近真正的需求計(jì)劃，這種編排方式比較科學(xué)，但是如果用手工的方式，則編排任務(wù)量大，如果采用計(jì)算機(jī)編排則可以由月滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃自動(dòng)生成周滾動(dòng)計(jì)劃，再由周滾動(dòng)計(jì)劃則可自動(dòng)生成日滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃。編排人員只需做適當(dāng)修改就可立即下達(dá)到各相關(guān)部門。6)銷售的功能之一即特殊訂單的報(bào)價(jià)。從理論上，根據(jù)程序文件來(lái)報(bào)價(jià)是很合理的。但是，由于根據(jù)程序文件要牽涉的部門很多，包括科研所、質(zhì)檢、質(zhì)管、企劃、財(cái)務(wù)，最后還要經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，這樣層層簽字，煩瑣的手續(xù)導(dǎo)致在實(shí)際中根本無(wú)法執(zhí)行。現(xiàn)在報(bào)價(jià)基本上由銷售說(shuō)了算。7)訂單和計(jì)劃的完成情況以及執(zhí)行情況無(wú)法跟蹤。銷售帳表在銷售業(yè)務(wù)處理中，帳表是銷售業(yè)務(wù)信息加工的結(jié)果。通過(guò)對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總，輸入各種查詢條件隨意查看帳表的內(nèi)容，可以對(duì)各項(xiàng)銷售業(yè)務(wù)的動(dòng)態(tài)情況有全面了解，從而指導(dǎo)銷售策略的制定。明細(xì)帳1.銷售收入明細(xì)帳根據(jù)原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、貨物分類、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種、審核狀態(tài)等查看銷售數(shù)量、銷售單價(jià)、銷售收入、銷售稅額、價(jià)稅合計(jì)、銷售折扣等內(nèi)容。2.銷售成本明細(xì)帳根據(jù)原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、貨物分類、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種、審核狀態(tài)等查看銷售數(shù)量、成本單價(jià)、成本金額等內(nèi)容。3.銷售明細(xì)帳根據(jù)原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、貨物分類、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種、審核狀態(tài)等查看銷售數(shù)量、銷售單價(jià)、銷售收入、銷售稅額、成本單價(jià)、成本金額、毛利等內(nèi)容。明細(xì)表1.銷售明細(xì)表按貨物/部門/業(yè)務(wù)員/客戶/倉(cāng)庫(kù)等輸出銷售的明細(xì)情況，包含銷售數(shù)量、銷售金額、銷售折扣等。查詢條件可以為原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、貨物分類、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種、審核狀態(tài)等。2.退貨明細(xì)表按貨物/部門/業(yè)務(wù)員/客戶/倉(cāng)庫(kù)等輸出銷售退回(含紅字發(fā)票、紅字銷售調(diào)撥、紅字零售)的明細(xì)情況，包含退回?cái)?shù)量、退回金額等。查詢條件可以為原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、貨物分類、銷售類型、業(yè)務(wù)員、倉(cāng)庫(kù)、經(jīng)銷方式、幣種、審核狀態(tài)等。3.現(xiàn)收款明細(xì)表按客戶、部門、業(yè)務(wù)員查詢現(xiàn)收款明細(xì)。查詢條件可以為原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、客戶分類、業(yè)務(wù)員、結(jié)算方式、幣種等。統(tǒng)計(jì)表1.銷售統(tǒng)計(jì)表按貨物/客戶/部門/業(yè)務(wù)員/日期匯總等輸出某一時(shí)間范圍內(nèi)的銷售數(shù)量、銷售金額、銷售成本、銷售稅金、銷售價(jià)價(jià)稅合計(jì)、銷售毛利、毛利率和銷售折扣。按統(tǒng)計(jì)依據(jù)項(xiàng)目作匯總統(tǒng)計(jì)。查詢條件可以為原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、貨物分類、銷售類型、客戶分類、經(jīng)銷方式等。2.勞務(wù)收入統(tǒng)計(jì)表按勞務(wù)/部門/業(yè)務(wù)員/客戶等匯總輸出某時(shí)間范圍內(nèi)的銷售數(shù)量、銷售金額和銷售折扣。按統(tǒng)計(jì)依據(jù)項(xiàng)目作匯總統(tǒng)計(jì)。查詢條件可以為原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、勞務(wù)、勞務(wù)分類、銷售類型、客戶分類、經(jīng)銷方式、幣種等。3.銷售日?qǐng)?bào)按貨物逐日全面反映企業(yè)的各種銷售的主要和輔助業(yè)務(wù):銷售訂貨、開票、銷售支出等。查詢條件可以為原始銷售結(jié)算單據(jù)的單據(jù)日期、銷售部門、銷售類型、客戶、經(jīng)銷方式、幣種、審核狀態(tài)等。銷售分析銷售分析以系統(tǒng)的原始銷售業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)用戶普遍關(guān)心的銷售經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行定量的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)的分析，旨在正確評(píng)價(jià)企業(yè)過(guò)去的銷售業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，全面反映銷售業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，準(zhǔn)確估計(jì)銷售業(yè)務(wù)的潛力，充分揭示銷售業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)。由此指導(dǎo)企業(yè)組織和調(diào)整銷售計(jì)劃和銷售策略，提高銷售管理和控制水平。1.銷售增長(zhǎng)分析按貨物/部門分析部門或貨物本期比前期的銷售增長(zhǎng)情況，以及本年累計(jì)的銷售情況。增長(zhǎng)分析的指標(biāo)包括:發(fā)貨金額、銷售金額、銷售收入、銷售成本和銷售毛利。分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種。2.貨物流向分析按客戶/地區(qū)/行業(yè)分析某時(shí)間區(qū)間企業(yè)所經(jīng)營(yíng)的貨物或貨物分類的銷售流向。貨物流向分析的指標(biāo)包括:發(fā)貨金額、發(fā)貨數(shù)量、銷售金額、銷售數(shù)量。分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種。3.銷售結(jié)構(gòu)分析按貨物/部門/業(yè)務(wù)員/客戶/地區(qū)/行業(yè)分析任意時(shí)間段銷售構(gòu)成情況。銷售結(jié)構(gòu)分析的指標(biāo)包括:發(fā)貨數(shù)量、發(fā)貨金額、發(fā)貨折扣、銷售數(shù)量、銷售收入、銷售金額、銷售稅金、銷售成本、銷售折扣、銷售毛利、退貨數(shù)量、退貨金額等。分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區(qū)、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種。4.銷售毛利分析分析貨物月或季的毛利變動(dòng)及影響原因。毛利分析的指標(biāo)包括:銷售數(shù)量、銷售單價(jià)、成本單價(jià)、毛利額。分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區(qū)、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種。5.市場(chǎng)分析反映某時(shí)間區(qū)間內(nèi)部門或業(yè)務(wù)員所負(fù)責(zé)的客戶發(fā)貨、銷售及回款、財(cái)務(wù)應(yīng)收的情況。分析表格輸出所選定各客戶的發(fā)貨、銷售和回款情況。分析條件有:分析期間、部門、業(yè)務(wù)員、貨物、客戶分類、銷售類型、幣種。6.貨齡分析按貨物/客戶/地區(qū)/行業(yè)/業(yè)務(wù)員分析各貨齡區(qū)間發(fā)貨未開票情況。分析條件有:分析期間、部門、貨物、客戶分類、地區(qū)、行業(yè)、銷售類型、經(jīng)銷方式、幣種、貨齡區(qū)間。