數據透視表能幫助用戶分析、組織數據。利用它可以很快地從不同角度對數據進行分類匯兌。

首先應該明確的是：不是所有工作表都有建立數據透視表（圖）的必要。

記錄數量眾多、以流水帳形式記錄、結構復雜的工作表，為了，將其中的一些內在規律顯現出來，可將工作表重新組合并添加算法。即，建立數據透視表（圖）。

例如，有一張工作表，是一個大公司員工（姓名、性別、出生年月、所在部門、工作時間、政治面貌、學歷、技術職稱、任職時間、畢業院校、畢業時間等）信息一覽表，不但，字段（列）多，且記錄（行）數眾多。為此，需要建立數據透視表，以便將一些內在規律顯現出來。