具體如下(1)齊全完整。

(2)真實有效。

(3)整理、編輯、劃分保管期限，整理工作由文件形成部門具體負責，整理方案有檔案部門統一確定。

(4)統一規定載體形成、質量要求。

檔案部門要對電子文件的載體質量、規格、格式等做出統一規定，各部門按照規定將電子文件一式兩份向檔案部門移交，檔案部門檢查后歸檔保存。

(5)防病毒。

推薦應用光盤歸檔。

但無論是光盤還是軟盤，都必須是不可引導的非系統盤，以防帶人病毒。

(6)編制說明。

文件形成部門應對光盤歸檔的電子文件編制歸檔說明,簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存儲文件的內容，運行的軟硬件環境、版本號、文件的完整性和準確性等。