工程物資管理辦法

第一條:總則

為了提高物資管理水平,加強物資流轉過程中的管理,實現保質、保量、降低消耗、提高效益的目標,特制定本辦法。

第二條:范圍

凡施工生產所需的各類工程材料,均屬本辦法管理范圍。公司所屬項目部、專業分公司均執行本辦法。

第三條:物資部門職責

一、公司物資部職責

1.貫徹國家有關物資的法律、法規、標準和規定。

2.負責公司物資供應管理文件的編制、修改、執行。

3.負責組織物資合格供方的調查、評審、管理工作。負責審核、監督采購合同的執行。

4.負責物資的平衡調劑和廢舊物資處理。

5.服務、指導、監督施工生產現場物資供應管理。

6.負責各類物資統計報表的管理工作。

7.負責物資信息的收集、整理、發布。

8.負責材料系統人員的培訓。

二、項目、專業分公司物資部門職責:

1.負責組織實施公司各項物資供應管理和能源管理工作。

2.保質、保量、及時組織各種工程材料的采購、運輸,確保施工生產的正常進行。

3.做好施工現場、倉庫的物資收、發、保管工作。

4.做好材料消耗與材料成本核算。

第四條:物資計劃管理

一、物資計劃的管理原則

1.物資計劃是企業合理組織物質資源,充分有效地利用物力,保證生產經營的需要,提高經濟效益,指揮、監督物流活動的重要手段。

2.企業內部凡施工生產需用物資、設施用料、技改措施用料以及其他用料,都必須編制物資計劃。

二、物資計劃的種類和編制依據

物資計劃分為:

1.一次性材料計劃:根據建筑工程預算定額編制的單位工程材料分析。

2.材料需用計劃:生產部門依據施工進度編制的材料申請計劃。

3.加工定貨計劃:生產(技術)部門根據設計圖紙向生產廠家或委托加工單位提出的材料加工計劃。

4.材料采購計劃:物資部門根據材料需用計劃,結合庫存情況而編制的市場采購物資計劃。

5.材料變更計劃:根據施工方案、技術節約措施及其他因素變動而編制的物資計劃。

三、物資計劃的管理程序

1.開工前:預算部門應編制單位工程一次性材料計劃(單位工程材料預算),傳遞給相關部門,作為編制各類材料計劃的依據。

2.施工過程中:生產部門應根據施工作業進度計劃于每月二十五日編制下一個月的材料需用計劃,報主管領導審批后,傳遞給材料部門。

3.材料部門依據物資需用計劃,經平衡庫存后,編制物資采購計劃,并報主管領導審批。

4.材料部門按照采購計劃進行市場采購和組織進場材料的運輸、驗

收工作。

5.需要進行加工定貨的材料,按照職能分工,由責任部門編制加工訂貨計劃送交物資部門,報送主管經理審批后,組織實施。必要時由技術部門進行技術交底。

6.因設計、進度及其他原因物資計劃需要變更時,應由責任部門編制變更計劃,送物資部門,并做好記錄。

7.特殊情況:因生產急需,用料單位臨時要料,物資部門要按物資需用計劃內容詳細記錄,事后要補辦正式手續。

第五條:物資采購管理

一、物資采購的原則

1.各級物資采購部門在進行物資采購過程中,要嚴格遵守國家的有關法律、法規,嚴格遵守企業的各項規章制度。

2.在采購產品時要依據合同、標準、采購文件和有關規定進行,保證采購的產品符合要求(質量、安全、環保)。在選擇供方時,要在公司合格供方名錄范圍內進行。

3.采購過程中,必須遵守“三比一算”(比質量、比價格、比售后服務,計算采購成本)的原則,降低采購成本,提高采購效益。二、物資供方的管理

1.公司物資部,依據有關規定和對建筑工程質量影響程度,將物資分為:

A類物資:鋼材、水泥、結構用磚和砌塊、防水材料、外加劑、電焊條、砼構件。

B類物資:砂、石、高低壓母線、電纜、電線、配電箱柜、消火栓箱、閘閥門、管材、散熱器。

C類物資:低值易耗品及其他產品。

2.公司物資部門負責組織A、B類物資合格供方的調查、評審工作;建立合格供方的檔案,發布合格供方名錄的管理工作。

3.各單位物資部門,負責提供A、B類物資供方的評審資料,負責C類物資合格供方的評審和選擇。

4.技術、生產、質量、水電部門參與物資供方的評審工作。

5.各級物資部門在評審和選擇供方時,應依據有關標準、法規、合同及管理體系要求進行。要評定供方的質量保證能力,供應保證能力,社會信譽,及管理體系狀況。

6.公司物資管理部,于每年十一月十五日至十二月十五日會同技術、生產、質量、水電等部門進行物資供方年審,次年一月上旬發布由主管經理簽發的物資合格供方名錄。合格供方的評價工作必須在采

購前進行。

7.物資管理部建立合格供方的考核記錄,作為重新評價的依據。對一年內發生三次產品質量嚴重不合格的,將免除其合格供方的資格。

8.急需在合格供方名錄外采購物資時,應將供方有關資料上報公司物資管理部,進行例外審批,經批準后,方可進行采購。

三、采購信息的管理

1.采購人員應及時收集、整理產品信息,價格信息、市場物資信息、向相關方傳遞。

2.公司物資管理部應定期在局域網上公布采購信息,并為經營預算部門提供投標材料市場價格。

四、采購帳務的管理

1.材料的各種原始記錄、帳務、驗收單據,是反映材料成本的重要依據,是做好物資成本核算的基礎資料。各級物資部門應按有關規定收集、整理有關統計資料,為企業生產經營管理服務。

2.物資采購驗收人員要做到:驗收準確,沖帳及時,填寫規范,內容正確。各種資料要按月整理歸檔,裝訂成冊。

3.要按帳務規則記帳沖帳,做到內容數量交圈對口,帳實、帳帳相符。

第六條:物資采購合同管理

一、物資采購合同的范圍

1.凡各單位采購的A、B類物資及裝修大宗物資應簽訂經濟合同。

2.加工訂貨合同。

3.周轉材料租賃、購置合同。

4.設備采購合同。

二、物資采購合同的管理職責

1.各單位主管經理負責采購合同的立項和審批。

2.各單位物資部門負責物資采購合同、周轉材料租賃合同的編制、簽訂、履行、結算。

3.項目主管經理指定責任部門負責編制加工訂貨計劃,提供圖紙,并向供應單位進行技術交底。物資部門負責加工定貨合同的簽訂、履行、結算。

4.財務部門負責監督合同的執行,并做好采購資金的管理及結算工作。

5.公司物資管理部負責物資采購合同的審核、監督工作,對重大經濟合同應參與編制簽訂。物資采購合同須經物資管理部審核蓋章后,

方可執行。

6.各專業分公司應按照本辦法的條款根據其特點,簽訂合同。

三、物資采購合同的簽約與履行

1.合同的簽約應當使用工商行政管理部門監制的合同統一文本,或參照公司物資采購合同規范文本。具體份數按實際情況確定,但我方至少留存四份。公司財務部一份,公司物資管理部一份,項目財務部門一份,物資部門一份。

2.凡我方起草的合同,要嚴格遵守法律、法規和有關規章制度,要將公司職業健康和環境保護要求納入合同條款。做到條款完備、責任明確、用語規范嚴密,力求合同管轄地為公司所在地區。屬對方起草的,我方人員應按上述要求審查、修改。

3.合同承辦部門對所經辦的所有合同應統一編號,及時登記臺帳,分類歸檔。

4.合同簽訂生效后,應嚴格按合同規定的條款履行。經雙方協商變更合同的內容時應按程序辦理手續。

5.合同執行中,若發現條款有誤或對方有欺詐行為,嚴重損害我方利益時,應及時與對方協商變更或解除合同,并立即采取合法、有效的措施以消除不利影響。

6.對驗收不合格或與合同規定不符的物資,應按國家規定或合同約定的時間向對方提出異議,盡快采取適當措施解決。

7.凡不按公司有關規定簽訂的物資采購經濟合同,財務部門拒絕辦理相關手續。

第七條:施工現場及倉庫物資管理

一、施工現場料場及倉庫的設置

1.施工現場料場及倉庫,按照《北京建工集團施工現場創建達標管理辦法》要求和施工現場平面布置圖進行設置。

2.施工現場料場及倉庫設施應符合物資儲存保管、消防保衛、環保要求。

3.要建立料場及倉庫的管理責任制,按照劃分的區域包干負責。

二、物資的驗收。

1.按有關法律法規、標準、合同規定及要求進行。材料的驗收包括產品資料的驗收、數量驗收和質量驗收。

2.驗收準備:材料人員必須在材料進場前做好場地設施、計量器具、苫墊物品及采購資料的準備。

3.資料的驗收:材料員、倉庫保管員應依據采購計劃、加工訂貨計劃內容核對供方提供的質量證明文件(產品合格證、檢驗/試驗報告、

產品規范等)、運輸票據、磅單等,是否與實物相符。

4.數量驗收

(1)現場應配備適宜的計量器具,并確保其處于有效狀態。

(2)數量驗收可采用點數、檢斤、檢尺、量方等方式。鋼材必須全數檢尺或監秤;各現場必須配備插尺進行砂石量方;水泥、砂、石子抽檢率不低于10%。

(3)對于分批進場的材料,要做好分次驗收記錄。對超出規定的磅差(國家、行業、地方、合同約定),應做好記錄,及時通知供方,協商解決。

5.質量驗收

(1)質量驗收包括外觀質量和內在質量驗收。

a外觀質量驗收由材料人員通過簡單工具或手摸眼觀,檢驗材料的包裝、表面狀態、外觀形態及氣味變化等,是否存在質量問題或缺陷。

b內在質量驗收,是依據規定對材料的物理、化學性能進行檢驗。由材料人員填寫原材料進場通知單報送技術部門,技術部門按規定取樣試驗。試驗報告出來后,應及時通知材料部門,以便放行。

(2)設備、配件進場后,技術部門會同有關人員開箱檢查,填寫有

關記錄。

(3)國外進口物資的檢驗,應由物資部門、技術部門會同顧客、商檢部門共同進行。

(4)在確定進貨檢驗的數量和性質時,應考慮在供方處所進行控制的程度和所提供的合格證據。

(5)材料人員應根據公司的環保要求,對供方進場的環境行為進行監測,并填寫檢測記錄。

6.驗收手續:經對材料質量、數量檢查無誤后,材料人員應及時辦理驗收手續,憑此記帳和轉帳。

(1)由材料人員依據來料憑證和實際驗收數量開具驗收單。

(2)庫內材料當日辦理驗收,大宗材料每周驗收一次。

(3)由于結算期延長或結算憑證不全,不能及時辦理驗收時,應及時辦理暫估驗收,依據實際驗收數量開具暫估驗收單。

7.緊急放行

鑒于建筑工程產品的特殊性,我公司不執行緊急放行。

8.材料的標識和監視、測量狀態的標識

(1)建筑工程原材料、半成品和成品的文字記錄標識:包括材質證

明、驗收單、發料單、材料明細賬。

(2)現場材料的標識包括標牌和標簽兩種形式。

a.標牌:用于露天存放材料的標識,其規格式樣執行《北京建工集團視覺識別規范》規定。

b.標簽:庫存物資及加工或運輸過程中材料的標識。

c.其他標識:按照法規規定對易燃、易爆或有毒物品進行標識。

(3)標識內容:

a.產品名稱、規格(型號)、批號、生產廠家、進場日期。

b.對有時效要求的產品應標明出廠日期。

(4)監視和測量狀態標識:標牌和標簽的底色為“黃、綠、紅”三種顏色。

a.黃色標識為進場但未經檢驗和已送檢待判定物資的標識。凡標有黃色標識的物資均不得發放或使用。

b.綠色標識為經檢驗合格物資的標識,可發放或使用。

c.紅色標識為經檢驗或復驗不合格物資的標識。凡標有紅色標識的物資嚴禁發放和使用,應按《不合格品控制程序》處置。

9.不合格品的處置:在進行檢驗和試驗中出現的不合格品,應按《不

合格品控制程序》進行評審處理。

10.顧客提供的財產(指甲供材料)的驗證依據本程序進行。材料人員依據施工合同或甲供協議規定內容進行進貨檢驗與試驗。

11.與顧客溝通:在進貨檢驗和試驗過程中,要及時向顧客反饋產品情況,搜集顧客意見和建議。物資自檢合格后,應填報《工程物資進場報驗單》,向顧客、監理報請驗收。

12.內部溝通:材料部門應將顧客、監理對進場材料的意見,及時向有關部門、人員反饋。

第八條:定額用料管理

一、為了加強材料的消耗使用管理,降低材料成本,凡施工生產使用的工程材料均應執行定額用料管理或與分包單位簽訂材料包干協議。

二、實行定額用料的依據。

1.單位工程一次性材料計劃:

2.建筑工程預算定額:

3.與分包單位簽訂的材料包干協議:

4.施工組織設計、施工方案及技術節約措施等。

5.施工作業材料分析和變更預算。

三、定額用料的管理程序

1.開工前項目部預算部門應按建筑工程預算定額編制單位工程材料分析,專業公司應按有關工業產品消耗定額,作為定額用料的依據。

2.用料前材料人員應依據施工生產進度計劃,施工作業材料分析分別計算分布、分項工程材料應用量。

3.材料人員按照施工工長簽發的定額用料單或領料憑證與作業人員辦理領發手續。

4.與分包單位簽訂包干協議的材料,材料人員應與分包單位執行“雙驗收”“雙簽字”手續,明確雙方的經濟責任。

5.由各種原因造成超限額用料,必須由主管經理核實簽認后,方可繼續發料。

6.定額用料的核算,應按分部分項工程月度核算。當月完成一項核算一項,跨月完成的待工程量全部完成后進行核算。

7.材料人員應按月登記單位工程消耗統計臺帳。竣工后要匯總成冊,并以單位工程竣工報告形式統計核算,作為項目成本考核的依據。第九條:多余物資管理

一、為了發揮企業的綜合優勢,減少物資的積壓和浪費,發揮公司

資金效益,公司各單位應加強對多余積壓物資的管理。

二、多余積壓物資是指為施工生產準備而施工生產不再使用,或工程已竣工而超儲的材料。

三、在施工過程中已確認不再使用的材料,各單位材料部門應及時將可調撥使用物資的品種、規格、數量上報公司物資管理部。

四、公司物資管理部每月在局域網上公布庫存物資信息。

五、材料部門每月編報采購計劃時,要首先平衡多余積壓物資庫存,凡是現有多余積壓物資中能平衡解決的,一律不得申請采購,避免造成新的積壓。

六、工程竣工后,形成多余積壓物資的單位,應于竣工后一個月內上報公司物資管理部申請調劑使用。

七、對于多余、積壓物資無論是工程備料還是甲供物資,應優先辦理退料。

八、平衡調劑物資的價格,可由調出方和調入方協商解決。若因價格出現爭議時,由公司物資部組織有關部門進行評估作價。

平衡調劑物資所發生的運費,應由調出方承擔。