如何才能高效完成各項工作？

您好，隨著管理職位的提升，負責的工作變多，實則是工作內容發生了變化，以前有可能是做具體的執行者，而現在是負責團隊管理方面的事宜，思考的事情自然也就不同，負責的內容也有差異。

當職位和工作內容發生變化的時候，我們需要一個適應期作為過渡，以此來適應工作的節奏。

當然，對個人工作的效率要求更高，如何高效高質完成負責的工作，可以從以下幾個方面進行突破：

一、做好時間規劃因為我們每天工作時間有限，除了工作以外，還有個人生活和家庭。所以為了避免一天時間都被工作占有，無論是常規性的加班、階段性的加班、還是被迫性的加班，使自己陷入到“窮忙”的狀態，我們需要充分地做好時間管理和規劃。美國著名管理學家科維提出的一個時間管理的理論：時間“四象限”法。把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，來管理自己的個人目標。第一象限是緊急而重要的事情，迫在眉睫，不可替代的事情。需要分析判斷那些緊急而重要的事情，并把它優先解決，即是需要立刻解決、立即去做的。第二象限是重要但不緊急，需要制定計劃去做的事情，慢慢做，但是是必須要完成的。 這個象限的事情很重要，而且會有充足的時間去準備、去做好。第三象緊急但不重要，別人催得急的事情，可以交給別人去做。值得注意的是，第三象限容易給人們造成假象，就是它很緊急的事實造成了它很重要的假象，以此耗費了人們大量的時間。所以，要注意區分。第四象限是既不緊急，又不重要的事情，即是瑣碎的雜事，有空才去做。

無論是應對哪種加班類型，我們都可以按照時間“四象限”法。

在每天上班時，我需要最優先處理的是第一象限和第二象限的事情，優先解決掉，這樣會減輕你一天工作的壓力。如果你先處理第三或第四象限的事情，將第一和第二象限的工作堆積到后面來處理，你的心理壓力會非常大，一天都需要想著還有重要的事情沒處理。同時，如果第三和第四象限的工作占用你的時間比較長的話，你主要工作時間做了一些不重要非緊急的事情，而緊急和重要的事情就會遺留到下班時間去做，自然就會造成個人加班的時間。每天上班前，我們可以在腦海里想一想一天需要做的工作，形成一個任務完成清單。如果想不清楚，或者記不住，可以用寫一張清單，避免被一些臨時性的事務打斷。這里需要提醒一點的是，在做完成任務清單的時間分配管理需要留出一定的時間來處理臨時性的工作，因為工作中不時會出現一些臨時性的任務工作。只有做好任務管理，時間規劃，才能在有限的上班時間里完成大量的工作任務，避免加班情況的出現。二、提高工作效率做好時間規劃，在規定時間時間內完成相應的工作任務的前提是我們必須提高我們的工作效率。

其實，常規工作中的任務并不是很多，只是因為有時候我們的工作效率太低，導致很多工作任務被延時處理完，所以容易出現下班了還需要加班的情況。

造成工作效率低一般有幾種情況：業務不熟或業務能力欠缺業務涉及部門較多，溝通不暢工作專注力不夠，注意力分散那么，針對以上三種工作效率低的情況，我們又應該如何解決呢？1、加快業務學習和能力提升業務不熟悉，一般大多的是職場新人，或者剛入職的新人，或者是剛接手新工作任務。這種時候，業務不熟悉會影響到我們處理工作的效率。針對這種情況，只能靠時間慢慢學習和累積經驗。為了讓自己盡快上手工作，可以利用工作外的時間學習，或者請教領導和同事，幫助你更快地上手。對于業務能力欠缺的情況，這個就需要自己努力地學習了。雖然業務熟悉，但是能力上還有一定的欠缺，日常工作中可以多觀察、多聽聽同事和領導怎么做的。當然，每個人的能力都是有差別的，但是為了不讓自己加班，提高工作效率，多想想辦法可以通過什么方法來提升自己的能力。除了上面說的多聽、多觀察、多領悟以外，還可以通過參加課外輔導、行業活動等來提升自己。2、提高溝通技能，學會橫向和縱向管理我們工作80%的時間都是在溝通，溝通需求、溝通方案等。所以如果有些業務涉及到跨部門溝通，而且是多個部門之間溝通的話，那就會比較麻煩，溝通的時間就會比較多，所以這個時候，我們需要掌握溝通的能力。溝通分為橫向管理和縱向管理。橫向管理主要是指跨部門同級同事之間的溝通，針對多部門的溝通，我們首先做做好需求管理、職責分明，不浪費一個個部門去溝通的時間。這種時候可以建立公共溝通時間機制，確定定期或不定期開會的時間，以此減少繁瑣或復雜的溝通過程和時間。縱向管理主要是指你和領導之間的溝通。針對這種情況，避免出現反復重復的溝通情況，在和領導溝通之前，我們需要將問題、解決方案、備案計劃等等全部整理好，再去和領導溝通。減少溝通的頻次，并能提供溝通的效率，還能給領導一個良好的印象。

所以，針對溝通不暢占用時間的情況，我們需要做好橫向跨部門、縱向與領導之間的溝通方式和技巧，才能做到高效有質量的溝通。

3、加強個人專注力，規定時間完成工作現在的信息太多、太泛，而我們獲取各種各樣的信息渠道也非常多，所以很多人現在的集中力和專注力都是下降的。很少有人在做一件事情的時候是一氣呵成的，在干活的途中要么就會去看一下手機，要么就去刷一下新聞，或者做一些其他事情，生怕錯過了某條信息一樣。為了避免時間的浪費，提升工作效率，我們可以提前做好任務時間清單，在規定的時間內完成相對應的工作。在做這個任務的過程中，可以規定自己不能刷手機或做其他事情，直到事情做完為止。而采用的方法可以是番茄時間管理法，或利用手機設定一個鬧鐘，抑或弄一個沙漏放在桌面上等等。只要是能幫助你管理時間的方法，你都可以嘗試。加強個人的集中力和專注力，在某個特定時間內專注做一件事情，才能提高工作效率。

4、和領導做好溝通

那么，對于一些非必要性的加班，我們可以和領導做好溝通，盡量避免出現加班的情況。除了那種企業文化或制度硬性規定以外，針對一些非必要性或長期性的加班，我們可以嘗試著私下和領導進行溝通，減少加班的頻次，提升工作的效率等等。

如果是因為工作工作量太過于飽和的情況，也可以嘗試著和領導溝通一下，是否可以增加人員，或者申請其他同事幫忙分擔一下。

其實，對于大部分領導來說，他們很多人都是不愿意加班的。如果你能夠提出比較好的建議方案，能否幫助團隊提升整體工作效率，領導恰恰會欣賞你，覺得你是一個能夠幫助團隊解決問題的人。工作中，我們最需要做的就是溝通。如果不溝通，永遠不知道領導在想什么，領導也不可能知道我們的需求是什么。

所以，為了避免一些非必要性的加班情況出現，我們需要做的就是和領導做好溝通。

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