如果只能學Excel中的一項功能,這項功能就是數據透視表,可見數據透視表在Excel中的地位。
數據透視表可以使用戶通過簡單的拖拽操作,完成復雜的數據分類匯總,可以說是Excel中最實用、最常用的功能,沒有之一。
今天星爺帶你見識數據透視表的十八般武藝,零基礎讓你輕松入門數據透視表。
001 基本操作NO.1 創建數據透視表
使用原始數據表進行各銷售員對應各產品的銷量。
根據你想要呈現的數據報表,透視一下,讓你輕松“拖”出來。
看到沒?
數據透視表的學習成本非常低,通過簡單的拖拽就能完成數據的分類匯總。
很多新手學習數據透視表時會搞不懂字段、區域、篩選、行、列……等等這些亂七八糟的名詞之間的關系。
我用一張圖告訴你字段在各區域之間的對應關系。
數據透視表字段與區域之間的關系
NO.2 更改數據源
數據透視表的一個優勢就是,數據源變更后進行簡單的更新就可反映到數據報表中。有兩種方式,第一種是數據透視表刷新:如果只是數據源中的數值進行了更新,采用刷新即可。
刷新數據透視表源數據
如果是數據源的結構或布局變更了,這時采用更改數據源的方式。
NO.3 插入計算字段
計算字段極大擴展了數據透視表的計算功能,屬于神一般的存在。比如原始數據表中有一列數據為目標值,有一列數據為實際值,那么在數據透視表中可以通過計算字段輸入公式=實際值/目標值,來求出匯總的達成率。
NO.4 使用切片器
這是制作動態圖表的利器。
002 布局與格式調整NO.5 更改值匯總依據
【值】區域是數據透視表的核心部分,通過數據透視表提供的強大數據計算功能,可以使用多種匯總方式和值顯示方式來計算值字段數據。
值匯總依據,就是你要用數據透視表對原始數據中的數值進行怎樣的計算,比如求和、計數還是求平均值。
NO.6 更改值顯示方式
數據透視表不僅可以按照不同的方式匯總數據,它還可以按照不同的方式顯示數據,從而更清晰的看出數據之間的關系和邏輯。
①總計的百分比
總計百分比含義是:每一項分類匯總的值占總計的百分比。
各項之和為100%
②父級百分比
總計的百分比關注的是個體占整體的情況,往往只有一個維度,除此之外,還可以展示局部百分比,比如求出每個銷售員在各地區的銷售額占比。
各小組里的項之和為100%
在Excel 2016中,數據透視表中共有14種“值顯示方式”。
NO.7 更改數據透視表布局
默認生成的數據透視表布局比較呆板,有多個方面可以設置不同形式的布局。
003 數據透視表組合功能數據透視表中有一個叫做“組合”的功能,一方面它能自動識別日期、數值等可計算的字段,然后按照給定的跨度進行組合,比如組合出按年、季度、月、日,甚至小時、分……的匯總;另一方面,也可通過手動選擇的方式,將文本格式的數據按照自定義的方式進行組合,比如組合出一線城市、二線城市等等。
通過分組功能將這些不同數據類型的數據項按多種組合方式進行分組,大大增強了數據表分類匯總的延伸性,方便用戶提取滿足特定需求的數據子集。
NO.8 按時間維度組合
本圖來自網絡
NO.9 按數值組合
本圖來自網絡
時間維度和數值維度的組合,邏輯上都是一樣的,都是基于大小進行分組組合,這兩者可以成為自動組合,數據透視表還允許對文本類型進行自定義組合。
NO.10 自定義組合
還有一種組合方式叫作自定義組合,比如要組合的對象是文本字段,或者對日期進行非等距的組合。
比如:一線城市和二線城市銷售情況分析
按住Ctrl鍵選擇北京、廣州、上海、深圳四個城市,然后點擊“鼠標右鍵”選擇“創建組”。接著,選中剩下的所有城市,點擊“鼠標右鍵”→選擇“創建組”,數據透視表按照我們所選定的內容進行組合。
通過這十個技巧,你掌握數據透視表了么?
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