怎樣寫好一封得體規范的電子郵件？

電子郵件(E-mail)是建立在計算機網絡上的一種通信形式。計算機用戶可以利用網絡傳遞電子郵件,實現相互通信。電子郵件可在計算機局域網上進行,也可在計算機廣域網上進行。進行電子郵件通信,必須在網絡文件服務器(即計算機)上建立電子郵件的“郵局”。它是電子郵件的中心集散地,可為每個用戶設置有地址的信箱。別人可向該信箱發送電子郵件,信箱的主人則可在方便時從信箱中取出對方發來的郵件。這里的“郵局”實際上是網絡文件服務器上的一組數據庫文件。

電子郵件伴隨著電子計算機的普及,成為當今時代人際交流的重要的文書樣式。它既可用于處理公務,還可用于私人交往。起著溝通信息、交流感情的作用。使用電子郵件進行對外聯絡,不僅安全保密,節省時間,不受篇幅的限制,傳輸速度快,能夠跨越時空,而且還可以大大地降低通信費用,它為信息時代人們的快節奏、高效率信息傳遞提供了便利與可能。

(二)電子郵件的撰寫

1.電子郵件的結構與內容

電子郵件由郵件頭和正文結構而成。

郵件頭包括收件人、抄送人地址、主題(郵件名稱)、發件人地址等內容。正文包括三部分內容。

(1)信頭。第一行頂格寫對收信人的稱呼。

(2)信體。開門見山、直接人題,告知事宜,傳遞信息,分享情緒,可自由發揮。

(3)信尾。寫明發郵件人姓名、發郵件日期。

2.電子郵件的撰寫要求

(1)主題要明確。一封電子郵件,大都只有一個主題,并且往往需要在前注明。若是將其歸納得當,收件人見到它便對整個電子郵件一目了然了。

(2)語言要流暢。電子郵件要便于閱讀,就要以語言流暢為要。盡量別寫生僻字、異體字。引用數據、資料時,則最好標明出處,以便收件人核對。

(3)內容要簡潔。網上的時間極為寶貴,所以電子郵件的內容應當簡明扼要,愈短愈好。

(4)結構要完整。要有“頭”有“尾”,有稱謂有署名,保持應用文體格式規范的良好寫作習慣。

(三》電子郵件使用注意事項

1.避免濫用

在信息社會中,任何人的時間都是無比珍貴的。在社會交往中要尊重一個人,首先就要懂得替他節省時間。

有鑒于此,若無必要,輕易不要向他人亂發電子郵件。尤其是不要以之與他人談天說地,或是只為了檢驗一下自己的電子郵件能否成功地發出,更不宜隨意以這種方式在網上“征友”。

2.注意禮節

一般而言,收到他人的重要電子郵件后,應即刻回信,既回復對方所提事宜,又是一種禮節的需要。

3.注意編碼

由于中文文字自身的特點加上一些其他的原因,我國的內地、臺灣地區、港澳地區,以及僑居國外的華人,目前使用著互不相同的中文編碼系統。因此,當用中國內地的編碼系統向生活在中國內地之外的其他一切國家和地區的中國人發出電子郵件時,由于雙方所采用的中文編碼系統有所不同,對方便很有可能只會收到一封由亂字符所組成的“天書”。因此,此時必須同時用英文注明自己所使用的中文編碼系統,以保證對方可以收到自己的郵件.

4.慎選功能

現在市場上所提供的先進的電子郵件軟件,可有多種字體備用,甚至還有各種信紙可供使用者選擇。這固然可以強化電子郵件的個人特色,但是此類功能商界人士是必須慎用的。

這主要是因為,一方面,對電子郵件修飾過多,難免會使其容量增大,收發時間增長,既浪費時間又浪費金錢,而且往往會給人以華而不實之感。另外一方面,電子郵件的收件人所擁有的軟件不一定能夠支持上述功能。這樣一來,他所收到的那個電子郵件就很有可能會大大地背離了發件人的初衷,因而使之前功盡棄。

電子郵件作為隨著高科技時代應運而生的一種應用文體,每個人都有責任、有義務為其建立規范的行文格式與文明的語言模式,使其寫作有章可循。這樣

便能保證其作為一種文書樣式的嚴肅性,并保持其經久不息的生命力,從而維護社會交際環境與精神文化領域的文明有序發展。

例文

意見征問函

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感謝您長期以來對我公司的關心與惠顧!目前因網絡使用客戶激增迫使我們要對網絡進行擴容與改進,以方便客戶,提供最有效的服務。您有什么意見和建議敬請提出。我公司的E-mail地址:xxxxx

長城寬帶網絡公司客戶服務部

二00九年七月六日