歸檔文件整理十大步驟？

第一步：確定歸檔和不歸檔范圍

為完整、

系統(tǒng)地保存本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)

中形成的、有保存價(jià)值的各種文件材料、帳冊(cè)、圖表以及電子文件等各種門類和載體的檔案，提高歸檔文件的質(zhì)量，應(yīng)按年份時(shí)間擺放。

第二步：分年度

嚴(yán)格按照歸檔文件形成時(shí)間即落款時(shí)

間分年度。文件不跨年、不跨月。但有三種特殊情況：一是跨年度召開的會(huì)議文件材料歸入會(huì)議結(jié)束年；二是跨年度形成的案件文

從左到右分別是全宗號(hào)、年度、室編件

號(hào)、機(jī)構(gòu)問題（為選擇項(xiàng)）、保管期限、館編件號(hào)。

蓋歸檔章和填寫其項(xiàng)目應(yīng)用耐久字跡

材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗號(hào)由檔案館給定；年度填寫歸檔文件形成年

度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，不能簡(jiǎn)化保管期限應(yīng)填為“永久、30年、10年”。室

編件號(hào)即歸檔文件的順序號(hào)，在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一保管期限件下采用大流水號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。構(gòu)或問題為選擇項(xiàng)，歸檔文件進(jìn)行分類才填，可填簡(jiǎn)稱。館編件號(hào)不填。

第七步：裝訂

歸檔文件按“件”裝訂。何謂“件”呢？

《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱：規(guī)則）

規(guī)定：“件”即歸檔文件的整理單位。一般

以每份文件為一件。文件正本與定稿為一

件，正文與附件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，請(qǐng)示與批復(fù)為一件（批復(fù)在前，請(qǐng)示在后），來文與復(fù)文可為一件。《規(guī)則》允許將關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，利用時(shí)通常需要相互查證的兩份或多份文件作為一件，如：請(qǐng)示與批復(fù)，一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)等形成的文件材料，這些文件材料可裝訂為一件。

裝訂前應(yīng)對(duì)破損的文件、字跡易褪變、超

大紙張制作的文件進(jìn)行技術(shù)處理，如修裱、復(fù)制、折疊等。還要去除永久、30年保存的文件上的金屬物，使用不銹鋼訂書針或三

孔一線裝訂。采用何種裝訂方法和材料，各單位可根據(jù)實(shí)際情況決定，但必須得到檔案行政管理部門的認(rèn)可。

第八步：編目

歸檔文件室編件號(hào)完成后，即可編制歸

檔文件目錄，歸檔文件目錄設(shè)置的項(xiàng)目有：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)。件號(hào)即室編件號(hào)。責(zé)任者即發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文號(hào)即文件的發(fā)文字號(hào)，包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度（用六角括號(hào)括入）、發(fā)文順序號(hào)。題名即文件標(biāo)題，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的應(yīng)自擬標(biāo)題，外加“[]”。日期即文件形成的時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。頁數(shù)即每一件歸檔文件的有效

頁面。文件中有圖文的頁面為一頁。備注即注釋文件需要說明的情況。

歸檔文件目錄的編制分別以不同的保管

期限進(jìn)行，永久歸檔的文件目錄要求一式兩份（或多份），定期的一份。歸檔文目錄填寫或計(jì)算機(jī)錄入工作

成后，應(yīng)分年度、分保管期限、分組織機(jī)

（問題）集中起來，可一年一本（冊(cè)），

可多年集中一本（冊(cè)），用規(guī)范制作的目

殼將其裝訂起來，填寫好目錄殼封面，成

日后歸檔文件的檢索工具。其目錄殼封面寸為310mm×220mm，其厚度可為10mm、15mm、20mm等，還可根據(jù)需要而定。封面項(xiàng)目設(shè)置為：1、全宗名稱，即立檔單位的名稱，要填寫全稱或通用簡(jiǎn)稱。

2

、

年度，填寫歸檔文件形成的年度。3、保管期限，填寫歸檔文件的保管期限。4、機(jī)構(gòu)或問題，如檔案進(jìn)行了分類才填，沒有分類就不填。

第九步：裝盒

就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，

按照件號(hào)的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問題）、同一保管期限條件下，根據(jù)歸檔文件的多少選用不同數(shù)量，不同規(guī)格型號(hào)的檔案盒。

檔案盒的規(guī)格尺寸為310mm ×220mm ×20mm或310mm ×220 ×30mm或310mm ×220mm×40mm（長(zhǎng)×寬×

厚度），還可根據(jù)不同需要制作厚度不同的檔案盒。歸檔文件裝盒后，即可填寫檔案盒

封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。檔案盒封面項(xiàng)目設(shè)置為；全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱，各單位還可根據(jù)需要設(shè)置年度、保管期限或其他項(xiàng)目。盒脊項(xiàng)目設(shè)置包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止件號(hào)和盒號(hào)等。

這些項(xiàng)目的填寫（除盒號(hào)、起止件號(hào)外）

均與歸檔章同。盒號(hào)機(jī)關(guān)檔案室不填，要在

以后檔案移交進(jìn)區(qū)檔案館時(shí)再填。

起止件號(hào)

填寫該盒內(nèi)第一份歸檔文件和最后一份歸

檔文件的號(hào)。中間用“一”連接。備考表是

置于盒內(nèi)歸檔文件之尾，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文

件情況說明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)

文件情況說明的填寫，

主要填寫盒內(nèi)文件字

跡模糊、紙張缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷

毀等情況。整理人的填寫，主要填寫整理、

歸檔文件的人員姓名。檢查人的填寫，主要

填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓

名。日期主要填寫歸檔文件整理完畢的日

期。

第十步：檔案排列上架

歸檔文件裝盒并完成檔案盒封面及盒脊

的填寫后，

即可將整理好的檔案排列上架裝

入檔案箱柜保管。

檔案排列上架的方法要與

檔案的分類方法一致。

也可視需要編上盒號(hào)

（用鉛筆）。