如何將PPT做的更完美？

想做好一份PPT，操作絕不是最重要的。這就像做一道菜，食材和佐料都一樣的，蒸煮炸炒的方法都一樣，但有的人做出來只是能吃，有的人做出來好吃，讓人無法忘懷。

同理，一樣的內(nèi)容，有的人做出來的PPT只是文字的堆砌，有的人做的PPT邏輯結(jié)構(gòu)清楚、視覺感官很好。由于PPT本身就是一個(gè)具有視覺化功能的演示軟件，是一個(gè)用于高效溝通的工具。如果PPT做不好，干擾了觀眾的理解，那還不如不要PPT。

▏第一種表達(dá)

▏第二種表達(dá)

如上面的兩張PPT，表達(dá)的內(nèi)容完全一致，很顯然，第二種表達(dá)方式更舒適，容易讓觀眾接受。雖然從排版上看，第一種表達(dá)遵從了排版的基本規(guī)律，對齊、對比這些原則也都用上了，但是還不夠好，它最大的問題就在于內(nèi)容沒有做到可視化。這就是為什么PPT的操作我都會，也掌握了一定的排版技巧，但是依然做不好PPT的原因。

▏可視化的重要性

那么什么是可視化？可以先思考這樣一個(gè)問題，為什么最早的信息傳達(dá)工具是象形文字，因?yàn)橄笮挝淖质亲钚蜗笞钪庇^的紀(jì)錄所看的東西。當(dāng)然后面逐漸發(fā)展成為今天的各種文字。在PPT中，對信息進(jìn)行可視化，讓人一下子就記住，既是演講者的需要，也是觀眾的需求。前者是輔助表達(dá)，后者是便于理解。

來看一個(gè)例子，我們想表達(dá)戴望舒的《雨巷》這種意境，如果用下面這頁P(yáng)PT感覺也還不錯(cuò)，但是這需要觀眾去想象那種詩人看到姑娘的場景，而想象的結(jié)果因人而異。

如果你在演講或教學(xué)，你心中自有你想象的樣子，觀眾所理解的未必和你一致。為了精確表達(dá)，不如換成下面這樣的PPT。那種詩人的感覺一下子就抓住了觀眾的心思，把你代入到詩中去。

那么，在PPT中有哪些內(nèi)容可以做可視化？可視化的載體是什么？針對這兩個(gè)問題，我著重來介紹一下。在PPT中，有文字可視化和數(shù)據(jù)可視化兩種。而具體到可視化的載體，那就需要根據(jù)情況來看了。

第一種：文字可視化

文字是PPT的血液，有了文字，才能更好的把每一頁P(yáng)PT串聯(lián)起來。但是PPT不是WORD，文字必須要經(jīng)過凝練，簡短有力。諸如描述性的文字和意義不大的內(nèi)容需要?jiǎng)h除或者弱化。這是做可視化之前首先要考慮的問題。

如下面這個(gè)例子，我們?nèi)绾尾拍茏龊靡环軵PT，這句話說出來沒任何問題，但是放到PPT上就不合適，“我們”“才能”“一份”這些詞都屬于描述性詞語，在PPT中應(yīng)該避免使用。

文字要求精簡后，有兩種做可視化的關(guān)鍵點(diǎn)。

第一個(gè)就是要分析文字本身要傳達(dá)內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系。文章有構(gòu)段方式的說法，是指文章的段落組成之間的邏輯關(guān)系，構(gòu)段是文章的基礎(chǔ)。PPT和寫文章一樣，每一個(gè)觀點(diǎn)類似于文章中的段落。比如有：總分、并列、層進(jìn)、順序、因果、承接和轉(zhuǎn)折等關(guān)系。那么在PPT中做文字可視化，就是要在這些邏輯關(guān)系中找突破點(diǎn)。

而這些邏輯關(guān)系，是可以衍生出各種框架圖和組織關(guān)系的，比如組織機(jī)構(gòu)圖是典型的根據(jù)文字之間的邏輯關(guān)系進(jìn)行可視化展示的案例。這一點(diǎn)，可以多參考SMART-ART的用法。下面我將以具體案例來展示。

舉例：總分關(guān)系

PPT中一般用的目錄頁是最常見的總分關(guān)系。常見的對文字排版就是下面這個(gè)丑樣了，沒有新意。

這種總分關(guān)系如何做可視化。

▏可視化，總分-內(nèi)部元素并列

▏可視化，總分-內(nèi)部元素循環(huán)

▏可視化，總分-內(nèi)部元素遞進(jìn)

舉例：并列關(guān)系

并列關(guān)系常見于多個(gè)同類別元素的展示。沒有可視化的內(nèi)容是這樣子的。感受不到四個(gè)汽車品牌是處在同等地位上。

那么并列關(guān)系做成可視化，非常簡單，就是讓每一個(gè)元素地位一致即可，可以從元素所占頁面面積、長度和位置分割等方面考慮。

▏可視化，并列關(guān)系，基于位置分割

▏可視化，并列關(guān)系，基于面積占比

舉例：循環(huán)關(guān)系

循環(huán)關(guān)系，類似于總分總的關(guān)系，只是在視覺表達(dá)上體現(xiàn)出是首尾相接即可。沒有進(jìn)行內(nèi)容可視化是如下狀態(tài)。

▏可視化，循環(huán)關(guān)系

舉例：順序關(guān)系

文字內(nèi)容是按照時(shí)間進(jìn)度、先后關(guān)系展開的，可以按照節(jié)點(diǎn)來劃分，進(jìn)行視覺上的重新規(guī)劃。比如介紹公司的發(fā)展歷程、事情進(jìn)展的不同階段，均可以用順序關(guān)系的邏輯來梳理。先看下沒有視覺化處理的頁面。

▏可視化，順序關(guān)系

以上即為文字之間的邏輯關(guān)系可以提煉出可視化的結(jié)構(gòu)框架，只是列舉這樣操作的可能性，可根據(jù)實(shí)際情況表達(dá)內(nèi)容的視覺關(guān)系。

第二個(gè)文字可視化的方法是借用圖片。一圖勝千言，一張合適的圖片可以說明一切。有些時(shí)候，PPT上的文字部分提煉不出邏輯關(guān)系。比如很重要的結(jié)論、中肯的陳述等，或者文字字?jǐn)?shù)較少，又想表現(xiàn)出內(nèi)容的張力，那么這些情況都需要去找一些配圖，來支撐表達(dá)。

比如下面這個(gè)例子。

當(dāng)把文字進(jìn)行夸張?zhí)幚頃r(shí)，文字本身也可以變?yōu)橐粡垐D片。這里用到的是文字云和文字圖片填充的操作。

第二種：數(shù)據(jù)可視化

數(shù)據(jù)可視化主要是借助于圖形化手段，清晰有效地傳達(dá)與溝通信息。但是，這并不就意味著，數(shù)據(jù)可視化就一定因?yàn)橐獙?shí)現(xiàn)其功能用途而令人感到枯燥乏味，或者是為了看上去絢麗多彩而顯得極端復(fù)雜。為了讓PPT中數(shù)據(jù)表達(dá)更具高效溝通的屬性，就需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，用最適合的圖表來展示。其中最常用的有柱狀圖、折線圖、環(huán)形圖、堆積圖以及特殊圖表種類。

舉例：柱狀圖

柱狀圖是使用最廣泛的圖表。它是一個(gè)二維數(shù)據(jù)集，其中x坐標(biāo)表示類別，另一個(gè)維度y在變化，主要體現(xiàn)在高度變化上，能夠反映不同類別之間的差異。缺點(diǎn):不適合表現(xiàn)大數(shù)據(jù)集。不能很好的反映變化趨勢。

但是由于PPT擁有強(qiáng)大的圖表編輯功能，可以對普通的柱狀圖進(jìn)行進(jìn)化改造。最典型的改法就是更換矩形條，換成和表達(dá)內(nèi)容相貼合的圖形元素。

舉例：折線圖

折線圖雖然也是二維數(shù)據(jù)集，但是能夠反映變化的趨勢，相對于文本數(shù)據(jù)的羅列，不如轉(zhuǎn)換成折線圖，一目了然。

舉例：環(huán)形圖

環(huán)形圖其實(shí)是餅圖的一個(gè)優(yōu)化體，是用于體現(xiàn)不同類別元素占總體的比例。我不建議各位在做PPT的時(shí)候使用餅圖，因?yàn)轱瀳D占的面積太大，不利于排版，且人的眼睛對面積敏感度不高。可以把餅圖修改為環(huán)形圖，讓弧長成為數(shù)據(jù)區(qū)分的載體。

舉例：雷達(dá)圖

雷達(dá)圖可以表現(xiàn)多維數(shù)據(jù)的均衡性，但是數(shù)據(jù)點(diǎn)不宜太多，否則識別度不高，使用有一定的局限性。下圖案例為模仿手游《刺激戰(zhàn)場》玩家表現(xiàn)的雷達(dá)圖。可以看出這句比賽，玩家Captaingz在傷害表現(xiàn)上異常突出。

總結(jié)

PPT要想做到博人眼球，讓人產(chǎn)生看下去的欲望，那么必須要做到文字可視化和數(shù)據(jù)可視化這兩點(diǎn)。

文字可視化，需要制作者深挖文字之間的邏輯關(guān)系，進(jìn)而用圖形，邏輯框圖來梳理文字，并做到合理排版，讓視覺上更舒適。

數(shù)據(jù)可視化，則需要根據(jù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，選擇合適的圖表來展現(xiàn)，不合適的圖表只會增加干擾項(xiàng)，不利于觀看和理解。可以多練習(xí)EXCEL圖表和PPT圖表來提高設(shè)計(jì)感。