工作中有太多的瑣碎雜事？

【子亦觀點】：事情太多難以理清是很多人都遇到的問題，協調不好就會出現混亂的狀態和低效的結果，更甚者會因此產生焦慮情緒。所以必須掌握科學合理的管理方法，并有效運用到工作和生活中，減輕壓力和負擔。

什么原因導致處理事務容易混亂？

1.總是被突發事件打斷

當你坐到電腦前準備回復郵件，卻接到朋友打來借錢電話；

當你參加工作會議等待發言時，卻收到客戶的投訴信息；

當你準備下班回家時，卻被同事邀請晚上喝酒；

當你周末打算出游時，卻接到領導要數據報表的電話。

我們總是在一邊處理事務，一邊受到新事務干擾，突發事件成影響效率的主要因素。

2.沒有合理的事務安排

把孩子送到學校，才想起昨晚的手工作業沒有帶；

老板找你要數據時，才想起有個報表沒有做；

著急忙慌把工作總結寫完，才發現老板下個月才要；

收到銀行還款逾期通知，才想起上個月賬單忘記處理。

面對紛雜的工作和生活事務，沒有合理的安排協調，全部擰巴在一起變得一團糟。

低效做事會有哪些影響？

1.對個人生活和精神狀態造成影響。

工作的時候被生活的事務打擾，休息的時候又被工作事務影響，工作和生活彼此交叉，忙的不可開交，卻還是看不到全部完成的希望。

長久處在這種混亂的狀態，人的精神和情緒都會受到影響。常見的問題就是狀態低迷，感覺做任何事情都提不起興趣，對事物的態度比較消極。嚴重的會產生焦慮情緒，開始抱怨各種不公平，失去進取心。

2.工作質量和效率無法保證。

很多工作是需要持續專注才能做出高質量的結果，但受困于其他瑣事，總是斷斷續續的來做，會丟失工作的靈感。半小時可以搞定的事情，硬是拖拉一上午，而且進度和結果還都不理想。

質量和效率的低下還會造成更多的事務出現，反過來影響原來的工作，形成一個不良循環。俗話說返工不計工，就是這個道理。

怎么提高工作和生活的效率？

1.提高專注力，一次一事，避免不合理的多任務處理

每件事情都有它的邏輯和目標， 即使是事務性的內容，也有很多細節需要去把握。

同時處理多件工作的人，一定是有很強大的歸納總結和疏理能力，否則很容易出現混亂現象。

對于沒有掌握多任務處理方法的人來說，一次一事是保證工作質量的最好方式，也是最容易執行的改善方式。

2.應對突發事件，學會“兩分鐘原則”

突發事件的處理更多體現在它的重要性判斷上，當你在處理任務過程中出現比他更重要的事情，是應當打斷現有任務還是繼續現有任務？這是很多人受困擾的關鍵。

兩分鐘原則提供給你一個參考的處理方式：

兩分鐘內能完成的立即執行。

預計超過兩分鐘，可以考慮委托他人去做。

預計超過兩分鐘，也沒有可委托人選，放到下一步行動計劃中。

3.兩個提高效率的方法

3-1.四象限法

史蒂芬柯維提出了四象限法則，用重要和急迫兩個緯度，將事情分為四個象限，并對應去安排行動。

第一象限：緊急而重要的事情。這類事情無法回避，更不能拖延，必須優先解決。

第二象限：不緊急但重要的事情。這類事情在時間上相對較充足，可以安排合理計劃去做。

第三象限：緊急但不重要的事情。這類事情往往看上去很急，但是它卻會浪費很多精力做低效內容。

第四象限：不緊急也不重要的事情。這類事情盡量少做，比如玩游戲、逛街等。

四象限法最主要是可以通過分析找到工作的重點，以便給它們做合理的行動排序。這是既簡單又實用的有個好方法。

3-2.GTD時間管理法

它是戴維·艾倫提出的相對更復雜的一個系統管理辦法，核心原則是要清空大腦，把事務記錄下來并整理成行動清單，然后按照行動清單心無旁騖地聚焦每一項任務，提升工作和生活的效率。

它是通過五個步驟來完成的：

收集資料：它要求把事務從大腦中趕出去，放到“外腦”系統中。

理清并清空：采用“一次一事”原則，集中精力處理最關鍵的事務。組織并建立清單：建立項目清單來提醒自己，不遺漏任何信息。回顧：讓系統保持實時更新，與當前狀態保持同步。執行：在正確的目標下，選擇適合的行動。總結：要想解決事務太多的問題，日常要保持專注，借助四象限法、GTD法等科學方法合理規劃并安排行動，讓事務都能做完，而且還高效。我是子亦，專注職場領域經驗分享。歡迎討論、點贊和關注，謝謝！