如何利用OA優化企業的采購招投標流程？

提高采購整體效率是提高企業經營效益的重要手段，而優化采購招投標價流程在其中起著至關重要的作用。

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隨著互聯網+時代的到來，傳統的招投標已無法滿足管理需要：

大型企業的采購訂單批量大、批次多、物料多、供應商多，采用傳統的郵件發送邀標競標信息等方式，采購人員工作很大而且容易出錯。

而且供應商競標信息發送有先后，先報價的供應商的報價信息可能會被泄露，無法做到公平公正。

泛微協同管理OA系統平臺協助企業搭建供應鏈競標系統功能，讓采購競價更自動，更快捷，更公平。

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（招投標系統流程架構）

泛微供應鏈招投標管理系統實施亮點

1、產品、供應商基礎信息維護

1）產品、物料信息管理

泛微在OA系統內搭建了物料庫，物資信息可以通過流程審批寫入，可以自行在后臺添加，也可以從SAP中同步物料主數據。

供應商若是對產品內容進行變更，需要發起變更申請單，通過流程給公司內部人員進行審核。

2）供應商準入和審核

注冊碼邀請：生成注冊碼，線下將注冊碼發送給供應商，供應商需在注冊碼有效期內進行注冊，超期注冊碼將自動失效。

供應商進行信息錄入，提交之后，自動錄入到OA內的供應商庫內成為備選供應商。并更新驗證碼為已注冊。

自行注冊：在公共門戶中申請注冊，需要填寫企業基本信息、聯系方式、企業概況、注冊資金、資質信息、銀行賬號、主營產品等信息，填寫完畢需要等待審核。

對于未開戶的供應商：采購員選擇對應的未開戶的供應商，填寫供應商賬號及密碼；流程走完之后自動開通該供應商賬號。

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（供應商門戶）

采購選擇廠商主營產品。在發布該產品招標信息時，可自動顯示廠商名稱，不需要再一一去檢索與該產品有關的廠商，方便快捷。

小結：泛微OA系統通過平臺注冊、邀請的形式，將供應商加入到公司的采購體系中來，可以直接與外部的供應商之間形成互動、實現內外協同。

2、通過流程發布競標信息：省時省力

1）選擇采購申請單

采購人員從SAP中獲取未結的采購申請信息，已參與競標的采購申請信息不能二次被選中，避免了訂單重復招標。

采購人員從采購申請單中勾選出相關數據，自動生成競標信息表，完善信息后，系統觸發供應商競價單。

2）創建招標流程

系統已自動導出采購申請單號、行號、材料編號、物品名稱、需求數量、需求日期、單位、預算單價等數據，不需要人工填寫，大大減少了采購人員工作量。

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同時，招標單上還可以選擇是否繳納保證金、付款方式以及付款比例，滿足企業的不同需求。

與訂單相關的廠商自動顯示，采購人員直接選擇即可，提交后，各供應商同時收到競標信息，且不知道競爭廠商信息。

小結：改變傳統發郵件工作量大、易出錯的招標方式，在流程中填寫完競標要求、物料信息等，發送完流程各供應商同時收到競標信息。

3、供應商投標便捷：OA+手機

1）多輪靈活報價

供應商在收到邀標流程之后，需在要求時間內進行報價。在規定報價時間內供應商可有多輪投標機會。

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在報價流程中，供應商可以設置多種價格類型，例如基本的物資價格和調試費、安裝費等服務費用，從而靈活生成最終報價，供應商在要求時間范圍之內還未報價，報價單自動提交。

為了提高競標成功率，減少流標率，系統對供應商報價信息和預算信息進行比較，低于預算單價自動提醒供應商。

2）移動端報價

同時，泛微打造了供應商的移動端。供應商可在移動端進行填報，避免因為在外錯過投標。

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小結：供應商競價設置選項靈活，過程保密。

4、競標結果審批：自動統計

1）競標到時自動統計

為了保證公正公平，競標時間未截止前，任何人不能查看供應商競標價格。競標時間一到，競標結果自動統計。

2）競標結果審批流程

承辦購員提交競標信息表（結果審批）至采購主管或者采購處長等上級處審批，上級核準后，系統自動生成競標結果打印文件。

3）競標結果發送

訂貨單經過EIP簽核后，將訂單號錄入競標結果審批單中，提交后本次競標結案。

系統自動發送廠商得標通知單；未中標供應商，通過郵件系統自動觸發《感謝函》。

4）招投標關聯合同

根據招投標的結果，可在創建合同流程時，自動關聯相關信息，不需要再次進行輸入。

小結：供應商報價信息自動匯總，采購人員按得標供應商匯總中標信息，自動產生打印模板。

5、供應商交貨追蹤

泛微OA系統打通了采購競標系統與SAP的供應商信息，供應商可在競標系統發起交貨，直接從中間表獲取SAP-PO單信息進行交貨處理，并且可分多批次交貨；采購員可在采購門戶中追蹤每一筆交貨訂單的狀況，實時追蹤物流。

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小結：泛微競標系統與SAP供應商信息關聯，獲取訂貨單信息。

泛微供應鏈招投標管理系統功能實施價值

泛微協同辦公系統通過打通外部廠商和內部采購之間的信息壁壘，使得競標信息流轉一體化，簡化操作提高效率：

招標信息同時發送，及時有效有保證；

報價信息統一收集，保證公平性原則；

投標信息自動匯總，避免錯誤和遺漏。

此外，泛微OA系統在采購管理上形成了全生命周期的管理方案，助力企業實現陽光采購、降低成本、規范內控、提高效率