如何利用Excel快速錄入基本信息？

感謝邀請，今天雷哥跟大家分享幾種方法，實(shí)現(xiàn)Excel快速錄入基本信息。

1. 使用Tab鍵移動(dòng)，避免用方向鍵產(chǎn)生多余無用功 使用鍵盤上的Tab鍵進(jìn)行移動(dòng)，避免用方向鍵移動(dòng)。

舉個(gè)例子如下：

需要逐行錄入數(shù)據(jù)，假設(shè)在第3行依次錄入序號，姓名，部門，入職年月日，

如果使用方向鍵向右移動(dòng)，在錄完第3行的入職年月日D3單元格之后，按回車鍵，光標(biāo)就到D4單元格，如果繼續(xù)錄入又要重新回到A3單元格；

但是如果使用Tab鍵向右移動(dòng)，在錄完第3行的入職年月日D3后，按下回車鍵，光標(biāo)就會(huì)直接到A4單元格，這樣更方便繼續(xù)錄入數(shù)據(jù)，大量錄入時(shí)效率提升不少，詳見動(dòng)圖。

2. 數(shù)據(jù)驗(yàn)證（Excel2013之前叫數(shù)據(jù)有效性）：提前設(shè)置，省時(shí)省力

數(shù)據(jù)驗(yàn)證一方面能夠減少錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的錄入，另外一方面也能夠提升工作效率。

比如說輸入性別時(shí)，可以在輸入之前進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證操作，直接進(jìn)行選擇即可，不需要再重復(fù)錄入，操作方法如下：

step：【數(shù)據(jù)】→【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】→【允許（選擇“序列”）】→【來源】處輸入“男,女”，注意逗號為英文狀態(tài)下的逗號，詳見動(dòng)圖。

3. 【Alt+↓】：顯示前面錄入過的內(nèi)容

數(shù)據(jù)驗(yàn)證是根據(jù)已經(jīng)給定的特定情況進(jìn)行設(shè)置的，而【Alt+↓】的快捷鍵可以迅速調(diào)取前面錄入過的內(nèi)容。也就是說，已經(jīng)錄入若干信息，再往下錄入時(shí)可能會(huì)是跟前面一樣，手動(dòng)錄入比較麻煩，可以使用該快捷鍵，詳見動(dòng)圖。

4. 填充錄入

1)復(fù)制單元格的填充：雙擊單元格右下角的“+”

數(shù)據(jù)填充的時(shí)候，經(jīng)常使用的操作就是選中單元格，把鼠標(biāo)移動(dòng)到右下角，當(dāng)鼠標(biāo)圖案變成黑色+之后，雙擊鼠標(biāo)來填充數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)填充一般來說包括了復(fù)制單元格、填充序列、僅填充格式、不帶格式填充、快速填充。不同類型的數(shù)據(jù)，在做數(shù)據(jù)填充的時(shí)候，也會(huì)有不同的默認(rèn)值。比如文字，雙擊填充是默認(rèn)復(fù)制單元格，詳見動(dòng)圖。

2) 【CTRL+E 】快速智能批量填充錄入

EXCEL的【CTRL+E 】快速智能填充，可以“感受”到我們的需要，有一定的智能性，當(dāng)輸入數(shù)據(jù)太少無法“感受”到我們的意圖時(shí)候，可以再輸入若干數(shù)據(jù)，直到能”明白”我們的意圖。

例如電話號碼已錄入，現(xiàn)在想錄入分段顯示的，重新錄入很麻煩，可以用快速填充，詳見動(dòng)圖。

3) 定位條件 與 【CTRL+ENTER】的完美結(jié)合：定位條件后，批量錄入同樣的數(shù)據(jù)

例如入職年月日這一列定位空白單元格，全部批量填充為“入職時(shí)間未知”：

step：CTRL+G組合鍵或者直接按F5，點(diǎn)擊【定位條件】→選擇【空值】→輸入“入職時(shí)間未知”→【CTRL+ENTER】，詳見動(dòng)圖。

4）序號快速設(shè)置

需要錄入大量序號時(shí)，可以提前錄入序號，避免一個(gè)個(gè)輸入；

方法：點(diǎn)擊【開始】→【編輯】中的【填充】下拉框，選擇【序列】，按照需求進(jìn)行選擇填寫，詳見動(dòng)圖。

5. 其他錄入技巧

1）單元格格式提前設(shè)定

例如，輸入電話號碼直接輸入的話，易讀性差，所以在輸入的時(shí)候經(jīng)常會(huì)采用3-4-4的格式。比如13112345678，就會(huì)輸入131-1234-5678。

方法：右擊設(shè)置單元格格式（或者快捷鍵【CTRL+1】）→【自定義】處輸入000-0000-0000→輸入號碼即可，詳見動(dòng)圖。

2）多個(gè)0的錄入

在錄入一些比較大型的數(shù)字時(shí)可能會(huì)經(jīng)常用到，比如我們錄入60000000的時(shí)候，由于0比較多，可能有時(shí)候還會(huì)錄錯(cuò)。所以，一個(gè)比較簡單的做法就是輸入6**7(注意：設(shè)置單元格格式為“常規(guī)”)，詳見動(dòng)圖。

3）大量小數(shù)錄入：提前設(shè)定

需要連續(xù)輸入大量小數(shù)，可以提前設(shè)定，避免不停地按小數(shù)點(diǎn)。

方法：【文件】→【選項(xiàng)】→【高級】→【小數(shù)】位數(shù)處設(shè)定，詳見動(dòng)圖。

4）大寫金額“錄入”

有時(shí)候需要錄入大寫金額，其實(shí)沒必要一個(gè)個(gè)輸入大寫漢字，顯示成大寫即可。

這里雷哥只列舉一種方法：選中區(qū)域→右擊設(shè)置單元格格式（或者快捷鍵【CTRL+1】）→【特殊】→選擇【中文大寫數(shù)字】，詳見動(dòng)圖。

總結(jié)：

關(guān)于Excel錄入基本信息的快速方法，雷哥介紹了快捷鍵法（【CTRL+E】,TAB鍵，【Alt+向下方向鍵】等），快速填充/智能填充法，提前設(shè)定法(設(shè)置單元格格式、設(shè)置文件選項(xiàng)、數(shù)據(jù)驗(yàn)證設(shè)定、填充設(shè)定），多加練習(xí)并掌握后，錄入能力將大大提升。

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