你是怎樣進行工作匯報的？

工作協(xié)調與匯報的重要性自不必多說，這是每個職場人都需要學習的技能。這正印證了我最近看到的一句話，即一個人靠不靠譜，其實就看這三點：

“凡事有交代，件件有著落，事事有回音。”

職場人最害怕的事情是什么？有相關的機構做過調查顯示：

有20%的人選擇了“跟領導匯報工作”

接下來，我會根據(jù)自身的一些工作經(jīng)驗，教大家一套工作安排與匯報的技巧。

提高溝通或匯報水平，有沒有什么可以速成的方法？

你可以在溝通或匯報前，先搞清楚下面這 4 個問題：然后我告訴你工作匯報怎么做。

? 對方想聽到什么？

? 我自己要達到什么目的？

? 我需要講哪些內容？

? 以怎樣的邏輯順序組織？

01對方想聽到什么？

跟一個渴得要命的人交流，你是跟他說什么口味的瓜子好吃，他更感興趣，還是跟他說如何才能喝到水，他更感興趣？

答案顯然是后者。

所以，做好溝通或匯報的第一步，就是要弄清楚對方想聽什么。

否則就像在一位渴得要死的人面前，大談什么瓜子好吃一樣，你講得越好，對方嗓子里就越冒煙，越不想聽你說。

因此，在準備匯報前，你要問自己：這次匯報是面向誰，他（們）的核心訴求是什么？

比如，你在做年終工作匯報的時候，你首先得知道，這次匯報會面向哪些人。是只有你的直接領導呢，還是 HR 和二線領導也都會看？知道面向哪些人之后，你就要換位思考去想一想，他們每個人到底想從你的工作匯報里看到什么？

是想看到你的工作成果，還是你的態(tài)度和努力過程，或者是你在工作匯報里，展現(xiàn)出來的分析總結能力？

回答好了這個問題：「這次匯報是面向誰，他（們）的核心訴求是什么」，你就清楚這次匯報要重點準備什么了。

02我自己要達到什么目的？

前不久，有位同學告訴我：

我今天去找老板反饋項目情況，結果老板說，他本來覺得對項目情況了解得挺清楚的，聽我說完后反而覺得糊涂，變得不放心了。我都不敢去找老板溝通了……

很多同學在匯報或溝通時，都容易犯這個錯誤：表達不清晰，目的不明確。

那怎樣才能做到讓自己的匯報或溝通目的明確呢？

方法有兩個：

? 用一句話說出這次匯報或溝通的目的。

即使我們能很清楚地說出自己要什么，很多時候別人也不一定能接收到。

如果我們自己都不能說清楚自己要什么，還期待別人能領悟到，那無異于癡人說夢了。

因此，去匯報或溝通前，你一定要先要求自己，能以一句話說出這次匯報或溝通的目的。

如果一開始在腦子里提煉有困難，可以先用筆寫下各種你想到的話，3 句哪怕 4 句都行，然后再提煉到只有一句話。

? 用 5why 驗證這句話是不是你的根本目的。

有時雖然將溝通目的以一句話提煉出來了，但很多時候，這句話并不是自己的根本目的。

為了避免這樣的情況發(fā)生，在將目的以一句話提煉出來后，建議你再用 5 why 的方法做下驗證。我們以上面那位同學為例。

他一開始提煉出來的溝通目的是：跟老板反饋項目的實際情況。

用 5 why 驗證的話，我們可以繼續(xù)追問：你為什么要跟老板反饋項目的實際情況呢？

「因為老板想項目進度再加快一周，但實際是不可能的？」他回答道。

「為什么項目進度再加快一周，不可能做到呢？」我們可以繼續(xù)問。

「因為這個項目里，有一個老板沒有意識到的重大風險」。

到這兒，我們就可以將一句話溝通目的改成：跟老板說明因為某重大風險的存在，項目進度不可能再加快一周。

帶著這個溝通目的去找老板匯報，效果肯定就比「找老板反饋項目實際情況」要好很多。

以管理咨詢報告為例。

這些報告經(jīng)常都是動輒 100 來頁，內容豐富而且制作精美，一般的客戶看起來可能會覺得這位顧問很專業(yè)，而且很用心。

▲ 圖片源自 iSlide

但我們行內人就很清楚。因為顧問公司的知識庫很豐富，而且各種報告都有著對應的精美模板，這些管理咨詢報告里的內容，大多數(shù)都是復制粘貼生成的。

一般越年輕的顧問，復制粘貼的內容就越多，恨不得將公司知識庫的內容都粘貼在一份報告里。

而經(jīng)驗越豐富的顧問，越能從自己這次溝通匯報的目的出發(fā)，放棄絕大多數(shù)無關緊要內容的粘貼。

不從自己的匯報目的出發(fā)，盲目填寫很多不相關內容的情況，在我們大多數(shù)人的工作匯報中也很明顯。

大多數(shù)公司，工作匯報的框架基本都是規(guī)范好的。比如：

? 當期工作完成情況；? 工作中存在的問題及原因分析；? 下一步工作計劃。

因為公司有了模板，我們在做工作匯報時，可能一頭扎進去照著填了。凡是能想得起來的都給寫上去，完全忘了自己這次匯報的目的是什么。比如，有人本來應該是想讓公司提供更多的資源支持；但在工作匯報里，大談特談自己取得的成績，結果領導一看你完全罩得住，也就打消給你加資源的想法了。

再比如，有人本來是想證明業(yè)績不佳，不是自己能力不行造成的，但在工作匯報里，對業(yè)績不佳的各種客觀原因濃墨重彩。結果，不僅能力不行的印象未能扭轉，還在領導心中留下了推卸責任的不良印象。

那如何避免以上的錯誤，只講該講的內容呢？

你可以分為兩步來做：

步驟 ?：列出來所有自己想講的內容 ◆

你可以先用思維導圖，列出所有你想講的內容。這樣做有兩個好處：

一是可以減小深度思考的壓力，更愿意動手去做。

二是防止在一開始就過濾、丟掉一些關鍵內容。

◆ 步驟 ?：逐一跟自己的目的匹配 ◆

將步驟一中列出來的內容，逐一跟自己這次匯報或溝通的目的匹配，跟目的相符的保留，不符的刪除或修改。比如，若主要目的是向公司爭取更多資源，對取得的成績可以一帶而過；要重點強調遇到的困難和挑戰(zhàn)，這樣公司才更愿意給你追加資源。

再比如，若想改變因業(yè)績不佳帶來的能力質疑，對客觀原因要一帶而過；重點在下一步工作計劃上發(fā)力，做出一份能提升業(yè)績的可執(zhí)行的計劃出來，這樣領導可以看到你的能力，從而愿意給多你一次機會。

04以怎樣的邏輯順序組織？

有個廣為人知的傳說：

清末名臣曾國藩在圍剿太平天國時，前期作戰(zhàn)不利，一直在打敗仗。幕僚在幫他擬的給咸豐皇帝的奏折中寫道「…屢戰(zhàn)屢敗…」，曾國藩看后改成了「…屢敗屢戰(zhàn)…」。結果朝廷看了后，不僅未責罰作戰(zhàn)不力，反而念敗軍勇氣可嘉，降旨嘉獎。

這個「屢戰(zhàn)屢敗和屢敗屢戰(zhàn)」的故事，給我們揭示了一個很重要的道理：

同樣的內容，如果邏輯順序不同，透露出來的意思是有著天壤之別的。

那怎樣做才能將要講的內容組織得更出色呢？

你可以分為下面兩步來做：

◆ ? 按照「對方想聽什么」做修正 ◆

你在第三步「我需要講哪些內容」中，已經(jīng)羅列出所有跟你溝通或匯報目的有關的內容。

不過這些內容都是從你想講的角度出發(fā)的，我們在最終呈現(xiàn)時，要按第一步「對方想聽什么」，來對內容做修正。比如，給老板匯報項目進度無法加快時，不一定非要這樣說：

老板，項目有風險，因此項目進度無法加快。

因為項目進度無法加快，不是老板想聽到的。

你可以換個說法，讓老板知道，你是積極支持項目進度加快一周的，只是在推進中遇到了一個繞不開的風險。

修正后的說法參考如下：

老板，我將項目按加快一周做了實施調整，其中遇到一個風險，現(xiàn)在的做法是兩種：一是投入更多資源，來嘗試能否降低這個風險，但把握很低；二是維持原先的項目進度。

◆ ? 比較不同的邏輯順序組合效果 ◆

所有的內容按照「對方想聽什么」做過修正后，還面臨一個排列先后的問題：哪個內容放前面，哪個內容放后面。

這個排列順序影響是很大的，比如曾國藩調整了「敗」和「戰(zhàn)」的順序后，呈現(xiàn)出來的意思就完全不同了。

排列可以遵循的邏輯順序有 4 種：時間邏輯順序，結構邏輯順序，重要性邏輯順序，演繹邏輯順序。

你一開始不確定哪種邏輯順序更適合的時候，可以每種邏輯順序都試下，然后再選用最合適的。

如下圖所示：

總結

出色的匯報或溝通，考驗的是我們的綜合能力，無法一蹴而就。

但如果你能在匯報或溝通前，想想下面 4 個問題，那么你的匯報和溝通效果一定能在現(xiàn)有水平上，得到大大的提升！▲ 溝通及匯報清單

我是@暢談職場，聊創(chuàng)業(yè)，分享更多職場那些有趣的事。